Un guide pour créer et gérer une agence WordPress performante

Écoutez suffisamment d’histoires d’origines d’agences WordPress à succès et vous remarquerez qu’elles se ressemblent étrangement :

Les fondateurs travaillaient comme designers ou développeurs indépendants, construisant des sites web tout en dirigeant simultanément leurs petites entreprises (ou en solo). Inévitablement, ils se sont mis à regarder autour d’eux et à se demander s’il y avait des opportunités qu’ils ne saisissaient pas – des opportunités qui rendraient leur travail plus facile, leur vie plus satisfaisante et leurs entreprises plus rentables.

Vous pouvez en être conscient ou non, mais c’est exactement là où les fondateurs de Kinsta ont commencé. Mark, Anita, Peter et Tom dirigeaient une entreprise de développement web en 2013, ce qui représentait beaucoup de travail et n’était pas très gratifiant.

Finalement, les fondateurs de Kinsta ont réalisé que ce qu’ils faisaient n’était ni évolutif ni durable. Et c’est un point que de nombreux travailleurs indépendants de WordPress et propriétaires de petites entreprises abordent également.

Pour changer ce récit, vous devez être prêt à orienter votre entreprise dans une direction différente. Pour Kinsta, cela signifiait emménager dans l’hébergement géré de WordPress. Pour d’autres, cela peut signifier la création d’une agence WordPress très active. Votre histoire est la vôtre, à vous de la façonner et de la modeler.

Cela dit, quelle que soit la voie que vous choisirez de suivre, aucune de ces croissances ne sera possible sans :

• Une équipe d’experts dévoués
• Des processus et de la documentation
• Beaucoup d’automatisations et de modèles

Cela ne veut pas dire que vous n’avez pas ces éléments en place en tant que travailleur indépendant pour WordPress. Mais une agence WordPress vous oblige à passer à un autre niveau.

Si vous vous trouvez dans une situation similaire, où vous vous sentez bien dans votre travail mais n’avez pas l’impression de maximiser votre impact ou votre profit, il est peut-être temps de transformer votre entreprise d’indépendant en une agence de service complet.

Dans ce guide pour la création d’une agence WordPress, nous vous montrerons comment démarrer une agence et, plus tard, comment l’agrandir pour plus de succès et de durabilité.

Qu’est-ce qu’une agence WordPress ?

Il y a une grande différence entre l’activité d’un travailleur indépendant et celle d’une agence WordPress. Diable, il y a même une différence entre une petite entreprise WordPress et une agence de service complet.

Voici quelques différences entre les trois :

Voici ce que vous devriez en retirer :

Les agences WordPress ont le potentiel de générer beaucoup plus de revenus qu’un indépendant ou une petite équipe ne pourrait jamais le faire. Cependant, ce n’est pas toujours une évidence.

La construction d’une agence WordPress demande beaucoup de travail si vous voulez en tirer profit, alors n’assimilez pas le simple fait d’engager une équipe à une augmentation de la production. Il y a plus que cela.

Comment créer une agence WordPress ?

Vous rappelez-vous de cet épisode de The Office où Michael Scott crie : « Je déclare faillite ! »?

Il pensait qu’il suffirait d’une déclaration publique pour effacer ses dettes. Vous et moi savons que rien n’est aussi facile dans les affaires ou dans la vie. C’est pourquoi il vous faudra faire plus que de commencer à appeler votre entreprise « agence WordPress ».

Si vous êtes prêt à relever le défi (et la récompense) de créer votre propre agence, commencez ici :

Étape 1 : Définissez votre mission

Selon une récente enquête de FlexJobs, voici les principaux défis auxquels les travailleurs indépendants sont confrontés :

• Trouver des clients
• Créer un flux de revenus prévisibles
• Gérer leur entreprise en indépendant

Lorsque l’on se concentre sur la provenance de son prochain client ou sur la manière de concilier la gestion d’une entreprise et la création de sites web, il est difficile de se concentrer sur une mission qui n’a rien à voir :

« Faites un travail génial en concevant des sites web pour que les grands clients veuillent travailler avec vous et vous payer à temps. »

Tout cela change une fois que votre entreprise WordPress est mieux établie et que vous avez créé une certaine stabilité dans votre travail. C’est à ce moment que vous devez avoir une mission solide comme le roc autour de laquelle chaque décision tourne – et une mission qui détourne l’attention de vos luttes pour la mettre sur les personnes que vous avez l’intention d’aider.

Pour définir votre mission, posez-vous les questions suivantes :

« Qui servirons-nous ? »

En d’autres termes, quel devrait être votre créneau ?

Bien que Codeable n’est pas une agence WordPress, l’évolution de la mission de l’entreprise en est une à laquelle vous pouvez certainement vous identifier.

L’expérience des fondateurs à la tête d’une agence de développement est ce qui les a amenés à créer une solution à un problème dont ils avaient une expérience directe :

« Per était frustré par le côté client, Tomaz par le côté travailleur indépendant : les tonnes d’indépendants, les enchères, la course vers le bas, la concurrence féroce, la mauvaise qualité du travail, les délais non respectés, et tous les clients et travailleurs indépendants mécontents qui en résultent. »

Alors, qui est le plus passionné par le service ?

Ensuite, posez-vous la question :

Alors, qui est le plus passionné par le service ?

Avez-vous l’impression qu’il y a un manque sur le marché pour ce type de service ? Ou que votre public cible a été largement négligé ?

Réfléchissez au type de différence que vous allez faire en entrant sur le marché. Ensuite, rédigez une courte description qui résume le pourquoi de ce que vous allez faire.

Voici comment fonctionne Codeable :

« Le but était de créer un environnement sain qui permette un travail distribué à la fois pour les clients et les indépendants. »

La mission est à 100 % axée sur l’amélioration de la vie et des entreprises des clients cibles de Codeable. Vous devriez faire de même.

Enfin, il faut vous poser la question :

« Où voulons-nous que l’agence soit dans 12 mois ? Que diriez-vous de 24 mois ? Ou 5 ans ? »

Vous n’avez pas besoin de pouvoir prédire l’avenir, mais vous devez disposer d’une feuille de route suffisamment claire pour aider votre agence à avancer dans la bonne direction.

Prenez par exemple Codeable. Bien que ses services se soient étendus au fil du temps, elle est restée fidèle à sa mission :

« Codable a commencé par de petites tâches de personnalisation, mais aujourd’hui nous aidons des entreprises de toutes formes et de toutes tailles. Si notre gamme de services a changé, notre mission, qui consiste à débloquer les talents distribués, à créer l’égalité des chances et à permettre aux clients et aux indépendants de s’épanouir dans un environnement basé sur la confiance, reste la même. Nous continuons à nous concentrer sur la croissance non pas pour le plaisir de la croissance mais pour faire une différence dans la vie des gens. »

Il n’est pas nécessaire de rendre publics les objectifs et la feuille de route de cet exercice pour le moment. Toutefois, votre équipe interne doit en être consciente afin que ses propres objectifs et sa feuille de route de croissance puissent s’aligner sur ceux de votre agence.

Une fois que vous avez défini votre mission, créez une déclaration de mission officielle, enregistrez-la dans un endroit auquel votre équipe a accès et revenez-y chaque fois qu’il est temps de prendre une décision importante pour votre entreprise.

Étape 2 : Choisissez vos services

Maintenant que vous savez qui vous allez servir et pourquoi, il est temps de déterminer ce que vous allez faire exactement pour eux et comment. Oui, vous êtes une agence WordPress… mais de quel genre exactement ?

Votre niche vous aidera quelque peu dans ce domaine.

Prenez Itineris, par exemple. Cette agence WordPress est au service de ce qui suit :

En définissant exactement qui vous allez aider, vous pouvez mieux choisir les services que vous devez fournir. Dans le cas d’Itineris, cela signifie :

• Développement web premium
• Marque numérique
• Médias pouvant faire l’objet d’un appel d’offres
• SEO

Ensuite, vous avez l’exemple de WP-Tonic qui est spécialisé dans le développement de WordPress pour des LMS et des sites web de membres.

Les entreprises d’apprentissage en ligne sont un type particulier, avec les caractéristiques nécessaires pour prendre en charge l’adhésion et l’intégration des cours en ligne. Par conséquent, WP-Tonic a mis en place des services pour cet ensemble spécifique de clients :

• Développement du site web
• Design sur mesure (pour la commande WooCommerce, pages de destination de génération de prospects, marketing par e-mails, tunnels de vente, etc.)
• Développement d’une extension de LMS personnalisée
• Conception graphique
• Optimisation pour les moteurs de recherche
• Hébergement géré
• Sécurité et support de sauvegarde

En fin de compte ? Ne tombez pas dans le piège de penser qu’une agence WordPress devrait offrir les mêmes services que toutes les sociétés similaires.

Considérez plutôt ce dont vos clients ont réellement besoin. Ensuite, réfléchissez à la façon dont cela joue sur vos points forts.

Et ne vous inquiétez pas si votre vision pour l’agence n’est pas quelque chose que vous pouvez nécessairement soutenir avec l’équipe actuelle que vous avez. Mettez ces services ou produits supplémentaires dans les tablettes et, lentement mais sûrement, faites-vous une place sur le marché.

Pour l’instant, concentrez-vous sur la valeur immense des services que vous offrez.

Concentrez-vous sur l’essentiel : les services que vous êtes capable de proposer et ceux dont vos clients ont absolument besoin. Écrivez-les avec une brève description pour chacun d’entre eux et passez à l’étape suivante.

Étape 3 : Fixez vos prix

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous pouvez être réticent à publier vos prix en ligne. Vous voulez que les prospects se concentrent sur votre valeur et non su combien cela va leur coûter pour construire un site web WordPress.

Cependant…

La tarification et la valeur sont intrinsèquement intégrées dans l’identité d’une agence WordPress. Il n’y a donc aucune raison de tenir ces informations à l’écart du public.

De plus, en publiant vos coûts de développement et vos honoraires mensuels sur votre site, vous pouvez rapidement éliminer les prospects qui n’ont pas le budget nécessaire pour ce que vous faites.

Voici comment DevriX fait :

Les prix des services de l’agence apparaissent à de nombreuses reprises sur le site web. Cependant, supposons que quelqu’un accède à ce formulaire de demande de site web et passe sous silence toute mention de coûts. Ce n’est pas grave parce qu’il y a un autre rappel ici :

Comme vous pouvez l’imaginer, cela rend vos conversations avec les prospects beaucoup plus significatives. Il n’est pas nécessaire de faire des claquettes pour contourner la question du prix. Cela a déjà été établi. Au lieu de cela, vous pouvez simplement vous concentrer sur ce dont ils ont besoin et sur la façon dont vous allez le résoudre.

Quant à savoir combien vous allez facturer à vos clients, il va falloir un peu de travail pour régler cette question.

Vérifiez la moyenne du marché

Pour commencer, retrouvez la liste des services de l’étape précédente.

Ensuite, vérifiez quels sont vos principaux concurrents sur le marché – ceux qui occupent un créneau similaire et qui proposent une offre similaire. Cela vous donnera un bon point de repère quant au taux en vigueur et à ce que votre clientèle cible peut se permettre.

Ensuite, vous allez devoir faire des calculs internes.

Listez vos frais généraux

Faites la liste de chacun de vos coûts ainsi que du montant que vous payez chaque mois. Cela inclut des choses comme :

• Logiciels d’entreprise
• Licences d’exploitation et assurances
• Paiement des impôts
• Bureaux et utilitaires
• Équipement et mobilier
• Hébergement web, domaine et dépenses connexes
• Salaires, bénéfices, PTO
• Voyages d’entreprise, évènements, etc.

Bien entendu, vous ne devez pas vous contenter de couvrir vos frais. Mais vous devez d’abord passer en revue ces chiffres pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.

Établissez une marge bénéficiaire

De quel type de marge avez-vous besoin pour être rentable ?

En d’autres termes :

Si vos frais généraux s’élèvent à environ 20 000$ par mois, de combien d’argent auriez-vous besoin pour faire un profit considérable ? Une marge bénéficiaire de 30 % (6,000$) serait-elle suffisante ?

N’oubliez pas : si vous voulez être en mesure de proposer des offres de premier ordre à vos clients et de vous occuper de l’équipe qui gère le spectacle, vous devez réinvestir de l’argent dans votre entreprise.

Trouvez la marge bénéficiaire idéale et fixez-la comme objectif de vente mensuel.

Fixez votre prix

Divisez votre revenu cible par le nombre de projets que vous pourriez raisonnablement entreprendre en un mois.

Maintenant, comparez votre coût par projet avec le taux moyen du marché. Votre nombre est trop bas ? Est-il trop élevé ? S’il y a un écart, la valeur de votre offre le justifie-t-elle ? En tant que cofondateur et directeur financier de Kinsta, Tom Zsomborgi dit :

Si un prix plus bas est votre meilleur différenciateur, vous devriez repenser votre entreprise. Une course vers le bas n’est pas une bonne tactique et fonctionne rarement.

Tant que vous gagnez assez d’argent pour être rentable et que le client repart avec quelque chose de grande valeur, vous pouvez vous engager sur ce prix.

Créez votre fiche de prix lorsque vous avez terminé et publiez les prix sur votre site web lorsque c’est prêt.

N’oubliez pas de réévaluer vos coûts et vos prix chaque année. À mesure que vos services se renforcent et que votre offre se complexifie, ces chiffres devraient changer.

Étape 4 : Choisissez un nom

Je sais que cela semble être quelque chose que vous devriez faire plus tôt, mais je pense qu’il est important de déterminer ce que votre entreprise va offrir et quel niveau d’offre elle va avoir avant de choisir un nom.

Une fois que l’identité de votre marque est établie, il est temps de choisir un nom. Gardez à l’esprit les conseils suivants lorsque vous faites cela :

• À moins que vous ne souhaitiez être le visage de l’entreprise et participer à chaque projet, retirez votre nom de l’entreprise.
• Soyez bref.
• Facilitez la prononciation.
• Indiquez votre proposition de valeur unique et vos points forts.
• Jouez avec des mots inventés plutôt qu’avec des mots qui ont peut-être déjà une forte association dans l’esprit de vos clients.
• Assurez-vous qu’aucune autre entreprise ne l’a déjà ou une variante de celle-ci.
• Vérifiez si le nom de domaine est disponible.

Une fois que vous avez choisi quelques options, faites-en profiter les autres : vos employés, vos anciens clients et même vos abonnés des réseaux sociaux.

Obtenez une évaluation de leurs sentiments à ce sujet. Ils sont plus susceptibles de remarquer si quelque chose est « hors service » car ils n’en sont pas aussi proches que vous.

Une fois le nom défini, mettez-vous au travail pour créer votre logo et d’autres éléments de marque.

Étape 5 : Créer un nouveau site web

Le site web d’une agence doit être en mesure de faire le tour de la question. En d’autres termes, avant que les clients potentiels ne regardent le portfolio de votre travail, ils doivent voir votre site web comme une preuve de ce dont vous êtes capable.

Votre site web doit également faire plus qu’informer. Vous voulez qu’il fasse le plus de travail possible pour vous, qu’il devienne presque comme un autre membre de l’équipe.

Voici quelques moyens pour y parvenir :

Passer à l’hébergement géré de WordPress

Vous savez combien la gestion de l’hébergement web peut prendre du temps, surtout lorsque le trafic augmente.

C’est pourquoi vous devriez externaliser votre propre hébergement web. La dernière chose que vous voulez, c’est un site web avec un chargement lent pour vous distraire du travail que vous devez faire pour les clients qui payent.

Si vous ne l’avez pas encore fait, c’est le bon moment pour mettre votre site web sur l’hébergement WordPress géré avec Kinsta.

Vous bénéficierez des avantages d’un site rapide, sécurisés, et sauvegardé – sans avoir à le gérer vous-même. Cependant, lorsque vous voulez voir ce qui se passe en coulisses et prendre le contrôle des performances de votre serveur, Grâce à MyKinsta, il est incroyablement facile de le faire :

Non seulement le fait de travailler avec un hébergeur WordPress géré vous apporte la tranquillité d’esprit, mais il garantit que votre site web est toujours en parfait état pour les prospects qui le visitent.

De plus, grâce aux différents rôles d’utilisateur MyKinsta, vous aurez un contrôle total sur l’accès des utilisateurs aux sites web que vous développez. Et avec l’outil de transfert de site amélioré de Kinsta, remettre des projets finis aux clients est un jeu d’enfant.

Vous pouvez même transférer des sites vers des comptes non-Kinsta. Tout ce dont vous avez besoin est leur adresse e-mail. Cela vous libère du temps pour vous concentrer sur d’autres tâches importantes, comme mieux gérer et développer votre agence.

Vous avez également accès à l’API de Kinsta, qui vous permet d’interagir de manière transparente avec les services de Kinsta, comme créer un site WordPress, obtenir une liste de sites, etc.

Affichez vos travaux les plus impressionnants

Votre site web aura tout ce qu’un site WordPress plus petit a. Cependant, votre portfolio doit vraiment faire tomber les chaussettes de vos prospects.

Envisagez d’utiliser une extension WordPress de portfolio qui fera briller vos exemples les plus récents et les plus pertinents.

Et n’ayez pas peur de créer un portfolio qui s’écarte de ce qui est attendu. Il suffit de jeter un coup d’œil au portfolio de Neuralab (vous pouvez lire leur étude de cas ici) :

Neuralab ajoute des détails personnalisés à son portfolio qui, à première vue, ressemble à un portfolio standard basé sur une grille. Cependant, la fonctionnalité révèle plus de détails comme le type de projet dont il s’agit ainsi que les statistiques de vues et de j’aime de Behance.

Présentez votre équipe

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, il est facile pour les clients de voir le visage des membres de votre équipe et d’apprendre à connaître chacun d’entre vous sur un plan personnel.

Au fur et à mesure que vous construisez une agence, votre équipe va s’agrandir et il va devenir difficile d’établir ces liens de personne à personne avec autant de contributeurs impliqués. Présenter votre équipe par le biais de votre site web est un moyen de limiter ce sentiment potentiel de déconnexion que vos clients peuvent ressentir.

Triggerfish le fait très bien :

Chaque membre de l’équipe a une photo naturelle, ses coordonnées et son poste.

Montrer son équipe de cette manière fonctionne en deux temps. Vous pouvez présenter les clients aux personnes qui se trouvent dans les coulisses. Mais c’est aussi comme de la fausse modestie :

« Regardez combien de personnes travaillent pour vous ! »

Ajouter une variété de canaux de contact

Comme vous n’êtes plus seulement assis à l’autre bout du fil ou de l’e-mail, vous pouvez donner aux prospects autant de moyens de vous contacter que vous le souhaitez :

• Un numéro de téléphone d’entreprise
• Une adresse électronique (ou des adresses différentes pour les différents services)
• Un formulaire de contact
• Discussion en direct ou chatbot
• Un portail de support
• Les réseaux sociaux (si vous souhaitez y apporter des réponses et du support)

Ce n’est pas parce que vous pouvez proposer tous ces points de contact que vous devez les inclure tous sur votre site. Regardez Red Factory (vous pouvez lire leur étude de cas ici) :

Cette agence n’a rien d’autre qu’un formulaire de contact et Google Maps avec une adresse.

Il est toujours possible que vous vous étiriez trop, vous et votre équipe, alors choisissez uniquement les canaux de contact qui ont le plus de sens.

Automatisez le processus de conversion

Même si vous aurez plus de personnes pour s’occuper des ventes à votre place, laissez votre site web s’occuper des tâches les plus banales.

Par exemple, si vous offrez un service de développement personnalisé mais que vous souhaitez d’abord obtenir des prospects par téléphone pour un appel de découverte, utilisez une extension WordPress de réservation et laissez-les prendre eux-mêmes leurs rendez-vous.

Lorsque vous commencez à vendre des services récurrents, vos prospects peuvent se sentir suffisamment confiants pour s’y inscrire sans avoir à en parler à quelqu’un au préalable.

Dans ce cas, vous pouvez éviter l’intermédiaire (c’est-à-dire l’appel de vente) en équipant votre site web de boutons « Acheter maintenant » et d’une commande de votre choix comme SkyrocketWP le fait (vous pouvez lire leur étude de cas ici).

Étape 6 : Réglez les questions juridiques

Une fois que vous avez mis en place les éléments de la marque, et avant de commencer à embarquer les clients, débarrassez-vous des aspects juridiques.

Je réalise que c’est la partie la moins amusante de la création d’une agence WordPress, mais c’est la plus cruciale. On ne sait jamais quand un problème juridique pourrait survenir ni d’où il viendra. Il est donc préférable de mettre toutes les pièces du puzzle en place dès maintenant afin d’être prêt.

Voici quelques mesures à prendre le plus rapidement possible :

• Enregistrez votre entreprise.
• Enregistrez votre logo.
• Achetez votre nom de domaine.
• Déposez une licence d’exploitation dans votre localité.
• Obtenez les assurances professionnelles dont vous avez besoin (par exemple, responsabilité civile, biens, accidents du travail).
• Ajoutez une déclaration de confidentialité, des conditions générales et un avis sur les cookies à votre site web.

C’est également une bonne idée de commencer à réfléchir à l’endroit où vous allez chercher de l’aide en matière de gestion fiscale, de ressources humaines et d’assistance juridique.

Votre entreprise n’a peut-être pas besoin de cette aide aujourd’hui, mais les choses iront vite une fois que vous aurez lancé le processus et que vous ne voudrez pas perdre de vue ces systèmes de soutien essentiels destinés à vous protéger, vous et votre entreprise.

Étape 7 : Remplissez votre équipe

Pour diriger avec succès une agence WordPress, la première chose à faire est d’arrêter de porter toutes les casquettes ou, en fait, toute casquette qui ne vous va pas. Alors, commençons par le commencement :

Réduisez votre rôle

Notez toutes les tâches que vous effectuez. Ce que cela implique. Pourquoi vous le faites. Comment cela s’inscrit dans le cadre plus large.

Mettez toutes les tâches que vous aimez faire et ce que vous pouvez faire mieux que quiconque dans une colonne « Garder ».

Mettez toutes les tâches que vous n’aimez pas faire ou qui vous prennent trop de temps dans une colonne « Déléguer ».

Ensuite, déterminez à qui vous confierez les tâches à déléguer. Par exemple :

• Les e-mails d’intégration des clients sont envoyés au chef de projet.
• La génération et le suivi des factures sont confiés à l’assistant de bureau.
• La publication dans les réseaux sociaux est confiée au commercial.

Lorsque vous êtes confronté à une tâche qui n’est pas parfaitement adaptée, c’est là que vous savez qu’il y a un nouveau rôle à jouer. Cela n’arrivera peut-être pas tout de suite, mais à mesure que ces responsabilités pertinentes s’accumuleront et vous pèseront, vous et votre équipe, vous saurez qu’il est temps.

Renforcez l’équipe de base

Si vous regardez la liste des services ou des produits que vous fournissez, vous verrez clairement quels sont les rôles essentiels. En général, il s’agit de votre concepteur de sites web, de votre développeur de sites web, de votre rédacteur et de votre chef de projet.

Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous que vous disposez d’employés et de sous-traitants pour remplir l’essentiel.

Assurez-vous également de disposer du budget nécessaire pour payer aux membres de votre équipe un salaire compétitif. Si vous avez du mal à le faire, c’est qu’il y a quelque chose qui ne va pas. Soit le prix de vos services n’est pas assez élevé, soit vous essayez de faire monter en puissance votre équipe trop rapidement. Prenez du recul et déterminez où se situe la déconnexion avant de passer à autre chose.

Personnel pour les services supplémentaires

Une fois que votre agence sera super rationalisée et aura la capacité et le budget pour en faire plus, commencez à ajouter des rôles pour de nouveaux services et opportunités comme

• SEO
• Animateur
• Rédacteur UX
• Gestionnaire de la réussite des clients
• Les chefs d’équipe comme CTO, CMO, etc.

Si vous regardez les pages de l’une des principales agences WordPress, comme WebDevStudios, vous verrez que le recrutement du directeur du département devient particulièrement important :

Ne commencez pas à ajouter des rôles pour le plaisir de les ajouter. Si la demande existe et que les chiffres prouvent qu’elle est bonne pour vos résultats, alors seulement vous devriez embaucher davantage.

Étape 8 : Créez votre boîte à outils

Cela peut sembler contre-intuitif, mais vous allez devoir dépenser de l’argent pour une meilleure boîte à outils si vous voulez gagner plus d’argent.

Alors, voici ce que vous devez faire :

Évaluez votre boîte à outils actuelle

Si vous utilisez actuellement des outils ou des logiciels commerciaux, dressez une liste de tout ce que vous utilisez et à quoi ils servent.

Ensuite, examinez les capacités de ces outils et répondez honnêtement à la question suivante :

« Cet outil peut-il s’adapter à votre entreprise ? »

Si ce n’est pas le cas, envisagez de le supprimer.

Vous avez besoin d’outils qui vous permettent, à vous et à votre équipe, d’agir plus rapidement et plus efficacement que jamais. C’est la seule façon de pouvoir offrir des services adaptés et de multiplier vos revenus.

Comblez les lacunes

Regardez votre liste et voyez s’il vous manque quelque chose. C’est peut-être un outil que vous avez traîné les pieds à acheter ou quelque chose que vous ne pensiez pas être prêt à acheter.

Par exemple :

• Adhésion à un site de photos d’archives
• Outil de transfert entre concepteurs et développeurs
• Extensions WordPress premiums ou thèmes premiums
• Logiciel d’audit SEO
• Logiciel de suivi du temps
• Outil de tunnel de vente

Ne vous contentez pas de regarder ce dont vous avez besoin. Prenez en compte les besoins de votre équipe. Qu’est-ce qui leur permettra de travailler au mieux à leur niveau et, par conséquent, de proposer une meilleure offre à vos clients ?

Une fois que vous avez la liste de tous les outils que vous devez ajouter, mettre à niveau ou supprimer, mettez-vous au travail. Ce n’est pas quelque chose dont vous voudrez vous inquiéter ou pour laquelle vous devrez faire la transition une fois que votre agence aura commencé à fonctionner.

Étape 9 : Développez et documentez vos processus

Vous allez avoir besoin de beaucoup de structure pour votre agence. Cela est bénéfique pour un certain nombre de raisons.

Pour commencer, un processus bien développé et documenté permet de produire plus facilement des résultats cohérents pour les clients. Deuxièmement, cela permet aux nouveaux employés de se mettre facilement au travail.

Là encore, il s’agit d’accroître votre rapidité, votre agilité et votre précision en tant qu’entreprise. Et les systèmes établis feront l’affaire.

Jetez un coup d’œil sur le site de l’agence Iron to Iron :

Il n’y a aucun secret sur le processus utilisé par l’équipe pour créer des sites web pour les clients – et c’est seulement ce que les gens voient de l’extérieur.

En interne, cette agence dispose probablement de documents qui détaillent chaque étape du processus. En outre, les processus sont probablement complétés par une série d’automatisations de logiciels, de listes de contrôle et de modèles.

C’est exactement ce que vous devez faire.

Processus organisationnels

Tout comme vous l’avez fait avec votre boîte à outils, créez une liste des processus que vous utilisez actuellement dans votre entreprise.

Y en a-t-il qui sont obsolètes ou inefficaces ? Mettez-les à jour avant de faire quoi que ce soit d’autre.

Ensuite, prenez du recul et réfléchissez à ce pour quoi vous devriez avoir d’autres processus.

Si vous ajoutez de nouveaux services (ou même des abonnements ou produits récurrents), ajoutez les processus similaires à votre liste maîtresse.

Qu’en est-il du suivi et du contrôle des prospects ? Émettre des factures aux clients ? Faire passer les projets d’un membre de l’équipe à un autre ?

Il y a tellement de choses différentes à penser maintenant. C’est pourquoi il est si important de s’extraire du travail pratique de développement web afin de pouvoir superviser les éléments de grande envergure qui aident votre agence à fonctionner comme une machine bien huilée.

Créez un document distinct pour chaque processus et stockez-le dans un endroit sûr et centralisé. Il pourrait s’agir d’une sorte de Dropbox d’équipe, de Google Drive ou de plateforme de gestion de projet.

Processus de gestion des clients

N’oubliez pas les processus de prospection, d’accueil et de gestion des clients.

Comme vous prenez de plus en plus de clients, il vous sera difficile de garder un œil sur tout si vous n’avez pas de systèmes en place.

Avez-vous un CRM ? Que diriez-vous d’un outil de communication et de gestion de projet convivial ? Qu’en est-il d’un processus pour créer un tableau de bord WordPress personnalisé pour faciliter l’accès des clients du site web dans le CMS ?

Il est également important de disposer de modèles prédéfinis pour les propositions, les contrats et les étapes d’intégration afin de pouvoir sortir les prospects de la filière commerciale et les placer dans la file d’attente de votre projet actif le plus rapidement possible.

Processus de gestion des employés

Il en va de même pour l’embauche, les tests et l’intégration des employés.

Dans les premiers temps de votre entreprise, vous avez probablement demandé à des personnes que vous connaissez de vous recommander ou de publier des offres d’emploi sur des sites Internet, juste pour être soulagé. Mais lorsqu’il s’agit de votre agence, vous devez penser à plus que cela :

« Les compétences de cette personne correspondent-elles à ce que je recherche ? »

Maintenant, vous devez penser à la façon dont vous allez trouver les gens :

• Pour occuper des postes spécialisés dans votre entreprise.
• Qui veulent grandir avec votre agence à long terme.
• Qui correspondent à votre culture d’entreprise.

Il n’y a vraiment pas de place pour le compromis, car un seul maillon faible pourrait tout gâcher.

Préparez vos entretiens et vos processus d’embauche pour trouver des personnes qui correspondent au bon profil. Ensuite, une fois qu’ils seront dans votre équipe, vous aurez besoin de processus qui les aideront à s’épanouir au sein de votre agence.

Une autre chose à laquelle il faut penser est de faire participer vos employés à l’élaboration et à la documentation des processus.

Une fois que vous avez mis en place des employés solides comme le roc, donnez-leur le pouvoir de s’approprier leurs processus et leur documentation. Si vous pouvez les impliquer davantage dans la conception de votre agence, ils s’engageront davantage dans votre mission à long terme.

Étape 10 : Mettre en place les rapports internes

Il sera difficile de tout suivre à mesure que la taille de votre entreprise, de votre liste de clients et de votre équipe augmentera. Mais vous devez avoir accès à ces données pour pouvoir prendre des décisions commerciales plus intelligentes pour votre agence.

Bien que vous deviez consacrer du temps à l’examen de vos données, vous pouvez automatiser le travail réel de production des rapports. Voici quelques endroits où vous pouvez le faire :

• Google Analytics (ou une de ses alternatives) pour suivre le trafic du site web, les sources de référence, les taux de rebond, les conversions et d’autres mesures clés de performance. Voici un guide pratique sur comment ajouter Google Analytics à votre site WordPress.
• Votre CRM pour garder un œil sur les prospects qui entrent dans votre tunnel de vente, les taux de conversion, la valeur à vie des clients et les revenus prévus.
• Votre logiciel de gestion de projets ou de tâches pour vérifier l’état d’avancement des projets, les goulots d’étranglement, les flux de travail inefficaces, etc. Voici un guide complet comparant deux des outils les plus connus : Trello vs Asana ou quelques autres alternatives.
• Votre logiciel de communication pour communiquer rapidement et efficacement avec vos collègues, Slack ou Microsoft Teams sont d’excellentes options. Lisez notre comparaison : Slack vs Teams.
• Votre système de suivi du temps pour surveiller les performances de l’équipe, surveiller la dérive des objectifs, etc.
• Des journaux de suivi des bogues et des problèmes pour assurer le suivi des erreurs non résolues, des problèmes récurrents, des occasions manquées du service à la clientèle, etc.
• Examens en ligne et rapports sur les réactions des clients pour identifier les équipes gagnantes et rechercher les domaines à améliorer.

En automatisant ces rapports, vous pouvez passer plus de temps à agir, que ce soit en rassemblant votre équipe pour célébrer une victoire importante, en travaillant avec un chef d’équipe pour réparer un processus perméable ou en décidant de supprimer un service impopulaire.

Comment dimensionner une agence WordPress ?

Il y a beaucoup à faire pour créer une agence WordPress. Mais une fois que votre machine bien huilée est en marche, il est temps de passer à la vitesse supérieure.

Il suffit de regarder Kinsta. Passer d’une agence de développement web en 2013 à un hébergement WordPress géré a demandé beaucoup de courage.

Mais les voici : ils continuent à faire croître leur entreprise au-delà de la barre des sept chiffres tout en maintenant la qualité des produits que les clients connaissent et aiment.

Ce n’est pas un hasard. Et il en sera de même pour votre propre entreprise WordPress.

Lorsque vous serez prêt, voici quelques moyens de commencer à se mettre à l’échelle :

Créer des sources de revenus récurrents

De nombreuses agences WordPress trouvent leur place en vendant des services de développement web. Le seul problème est qu’il s’agit d’un service unique. Cela peut rendre difficile la prévision des revenus et peut également entraîner un gaspillage d’énergie pour l’accueil de nouveaux clients.

Les flux de revenus récurrents, cependant, peuvent apporter une stabilité et une échelle importantes à votre trésorerie.

Voici quelques moyens courants par lesquels les agences WordPress ajoutent des revenus récurrents à leurs activités :

• Services de maintenance de sites web
• Hébergement WordPress géré
• Marketing d’affiliation
• Des produits d’information de premier ordre comme des cours, des webinaires, etc.
• Développement d’un thème ou d’une extension WordPress

La beauté de certains d’entre eux est que vous n’aurez pas besoin de gérer les processus si vous ne le souhaitez pas (comme si vous externalisez les services de maintenance et facturez une marge bénéficiaire à vos clients).

Quant aux autres, vous récolterez les bénéfices de la construction d’un projet unique. Bien que vous deviez toujours soutenir vos produits et les tenir à jour, le gros du travail se fait en amont.

Devenez une machine à générer du contenu

Les agences ne devraient pas être à la recherche de clients. À ce stade du jeu, les clients devraient réclamer à cor et à cri de travailler avec vous.

La meilleure façon d’y parvenir ? Renforcez votre visibilité et votre autorité en ligne grâce à des produits de qualité et exploitables, du contenu pérenne.

• Publier des articles de blog au moins deux ou trois jours par semaine.
• Publiez quotidiennement sur les réseaux sociaux : faites en sorte qu’ils parlent moins de vous (environ 20 %) et plus de partager des conseils utiles et des idées d’autres personnes (environ 80 %).
• Bloguez en invité sur des sites web de premier plan où se trouvent votre public et vos pairs.
• Podcastez sur les émissions pertinentes (voici comment démarrer un podcast avec WordPress).
• Créer des aimants de prospects téléchargeables qui incitent les visiteurs de votre site web à l’action.
• Construisez un répertoire de un contenu long, écrit ou vidéo (en direct ou pré-enregistré).

Ayez un impact sur votre contenu et vous découvrirez que vous n’aurez plus jamais à chercher des clients (ou des partenaires commerciaux !).

 

Devenez partenaire

Entre les groupes Facebook, les forums en ligne, les WordCamps, les communautés Slack, et les conférences sur la conception de sites web, il n’y a aucune raison de s’isoler quand on a construit une entreprise autour de WordPress.

Il y a tellement de possibilités de se connecter avec d’autres et de s’associer aussi ! Alors, n’ayez pas peur d’y aller.

Vous trouverez peut-être quelqu’un avec qui organiser un webinaire ou un cours commun. Vous pourriez rencontrer vos développeurs préférés et les décider de s’associer avec eux. Vous pourriez aussi rencontrer un autre propriétaire d’agence qui souhaite partager des références puisque vos niches ne se chevauchent pas.

On ne sait jamais qui on va rencontrer, comment on peut s’entraider ou ce qu’on va apprendre en passant plus de temps dans la communauté WordPress.

Résumé

Comme WordPress continue de maintenir sa part de marché majoritaire dans l’espace des créateurs de sites web, c’est le moment idéal pour lancer une agence WordPress.

Il est toutefois important de rappeler qu’une entreprise WordPress indépendante est très différente d’une agence qui offre une gamme complète de services et de produits récurrents.

Vous ne pouvez pas simplement appuyer sur un bouton et annoncer soudainement au monde entier que vous dirigez maintenant une agence. Il y a beaucoup de travail à faire en amont avant de pouvoir commencer à récolter les fruits de la propriété de l’agence.

Vous devez :

• Définir votre mission pour pouvoir vous tailler une place.
• Choisir les services dont vos clients ont réellement besoin et dont ils tireront profit.
• Fixer des prix équitables mais compétitifs qui vous permettront de faire des bénéfices et d’alimenter la croissance de votre agence.
• Choisir un nom qui crée une impression forte et unique pour votre agence.
• Construire un site web qui fait une partie du travail de vente et de marketing pour vous.
• Traiter des aspects juridiques de la gestion d’une agence.
• Constituer une équipe qui vous soutiendra dans votre mission, aujourd’hui et à l’avenir.
• Créer une boîte à outils qui vous permet de travailler plus vite et mieux que jamais.
• Développer des processus qui vous permettent d’évoluer.
• Automatiser les rapports afin de toujours rester au courant des principaux indicateurs de performance de votre agence.

Si vous êtes dépassé par tout cela, la création d’une agence WordPress n’est peut-être pas la solution qui vous convient (ce qui est parfaitement normal).

Certains clients vont se tourner vers les agences, mais que reste-t-il ? Il faudra toujours des indépendants WordPress et les boutiques de commerce pour fournir des services rentables et plus personnels que les clients désirent.

Cela dit, gardez ce guide à portée de main lorsque vous serez prêt à grandir. Même si votre objectif n’est pas de créer une agence à grande échelle, il existe ici de nombreuses stratégies de stimulation des affaires que vous pouvez mettre à profit pour une petite entreprise WordPress.

Avez-vous envisagé de lancer une agence WordPress ? Qu’est-ce qui vous bloque ? Si vous avez réussi à en construire une, qu’est-ce qui s’est avéré plus difficile que prévu ? Dites-le-nous dans les commentaires !