Una guía para iniciar y ejecutar una agencia de WordPress con éxito

Escuche suficientes historias de origen de agencias de WordPress exitosas y notará que suenan inquietantemente similares:

Los fundadores trabajaban como diseñadores o desarrolladores independientes, construyendo sitios web mientras que al mismo tiempo dirigían sus pequeñas (o solas) empresas. Inevitablemente, empezaron a mirar a su alrededor y a preguntarse si había oportunidades que estaban perdiendo, que les facilitarían el trabajo, les harían la vida más satisfactoria y sus negocios más rentables.

Puede o no ser consciente de esto, pero aquí es exactamente donde los fundadores de Kinsta comenzaron. Mark, Anita, Peter y Tom dirigían un negocio de desarrollo web en 2013 que era mucho trabajo y no muy gratificante.

Con el tiempo, los fundadores de Kinsta se dieron cuenta de que lo que estaban haciendo no era escalable ni sostenible. Y ese es un punto al que llegan también muchos freelancers de WordPress y propietarios de pequeñas empresas.

Para cambiar esa narrativa, debe estar preparado para cambiar su empresa en una dirección diferente. Para Kinsta, eso significaba pasar a un alojamiento gestionado de WordPress. Para otros, eso puede significa la construcción de una bulliciosa agencia de WordPress. Su historia es suya para darle forma y moldearla.

Dicho esto, cualquiera que sea el camino que elijan, nada de ese crecimiento será posible sin él:

• Un equipo de expertos dedicados
• Procesos y documentación ajustados
• Automatizaciones y plantillas en abundancia

Esto no quiere decir que no tenga estos elementos en su lugar como freelancer de WordPress. Pero una agencia de WordPress requiere que lo lleve a otro nivel.

Si se encuentra en una posición similar en la que se siente bien con el trabajo que hace pero no siente que está maximizando su impacto o sus beneficios, podría ser el momento de convertir su negocio independiente en una agencia de servicios completos.

En esta guía para iniciar una agencia de WordPress, le mostraremos cómo comenzar una agencia y, más adelante, cómo escalarla para lograr un mayor éxito y sostenibilidad.

¿Qué es una agencia de WordPress?

Hay una gran diferencia entre el negocio de un freelance y el de una agencia de WordPress. Diablos, incluso hay una diferencia entre un pequeño negocio de WordPress y una agencia de servicios completos.

Aquí hay algunas formas en las que los tres difieren:

Esto es lo que debería sacar de esto:

Las agencias de WordPress tienen el potencial de generar muchos más ingresos de los que un freelance o un equipo pequeño podría generar. Sin embargo, no siempre es un hecho.

Hay mucho trabajo que debe poner en la construcción de una agencia de WordPress si quiere sacar provecho de ella, así que no equipare el mero hecho de contratar un equipo con un aumento de la producción. Hay más que eso.

¿Cómo se inicia una agencia de WordPress?

¿Recuerdasese episodio de The Office donde Michael Scott grita: «¡Me declaro en bancarrota!»?

Pensó que todo lo que se necesitaría era una declaración pública para reducir sus deudas a cero. Usted y yo también sabemos que nada es tan fácil en los negocios o en la vida. Por lo que va a tener que hacer algo más que empezar a llamar a su negocio una «agencia de WordPress».

Si está listo para el desafío (y la recompensa) de iniciar su propia agencia, comienza aquí:

Paso 1: Definir su misión

Según una reciente encuesta de FlexJobs, estos son los principales retos en los que se centran los autónomos:

• Encontrar clientes
• Crear un flujo de ingresos predecible
• Gestionando su negocio de freelance

Cuando su enfoque está en dónde va a conseguir su próximo cliente o cómo equilibrar la gestión de un negocio con la construcción de sitios web, es difícil centrarse en una misión que no es nada:

«Hagan un gran trabajo diseñando sitios web para que los grandes clientes quieran trabajar conmigo y me paguen a tiempo».

Que todo cambia una vez que su negocio de WordPress está más establecido y ha creado cierta estabilidad en su trabajo. Es en ese punto en el que necesita tener una misión sólida como una roca en torno a la cual gira cada decisión – y una que quite el enfoque de sus luchas y centra en la gente que intenta ayudar.

Para definir su misión, hágase las siguientes preguntas:

«¿A quién serviremos?»

En otras palabras, ¿cuál debería ser su nicho?

Aunque Codeable no es una agencia de WordPress, la evolución de la misión de la compañía es algo con lo que sin duda se puede identificar.

La experiencia de los fundadores en la gestión de una agencia de desarrollo es lo que les llevó a crear una solución para un problema con el que tenían experiencia de primera mano:

«Per estaba frustrado con el lado del cliente, Tomaz con el lado del freelance: las toneladas de freelancers, las licitaciones, la carrera hacia el fondo, la feroz competencia, la pobre calidad del trabajo, los plazos incumplidos, y todos los clientes y freelancers descontentos como resultado».

Entonces, ¿a quién le apasiona más servir?

A continuación, pregúntese:

«¿Por qué queremos proveer estos servicios de WordPress?»

¿Siente que hay un hueco en el mercado para este tipo de servicio? ¿O que su público objetivo ha sido mayormente pasado por alto?

Piense en la diferencia que va a hacer al entrar en el mercado. Luego, haga una breve descripción que resuma el por qué de lo que vas a hacer.

Así es como lo hace Codeable:

«El propósito era crear un ambiente saludable que permitiera el trabajo distribuido tanto para clientes como para autónomos».

La misión está 100% enfocada a elevar las vidas y negocios de los clientes objetivo de Codeable. Deberías hacer lo mismo.

Finalmente, necesita preguntarse a si mismo:

«¿Dónde queremos que esté la agencia en 12 meses? ¿Qué tal 24 meses? ¿O 5 años?»

No es necesario que pueda predecir el futuro, pero sí que tenga una hoja de ruta lo suficientemente clara como para ayudar a que su agencia avance en la dirección correcta.

Por ejemplo, Codeable. A pesar de que sus servicios se han ido ampliando con el tiempo, se ha mantenido firme en su misión:

«Codeable» comenzó con pequeñas tareas de personalización, pero hoy en día ayudamos a empresas de todas las formas y tamaños. Si bien nuestro alcance de servicios cambió, nuestra misión de desbloquear el talento distribuido, crear igualdad de oportunidades y permitir tanto a los clientes como a los trabajadores independientes prosperar en un entorno basado en la confianza sigue siendo la misma. Seguimos centrados en el crecimiento, no por el hecho de crecer, sino por el de marcar la diferencia en la vida de las personas».

La parte de este ejercicio de establecer metas y planes de trabajo no es algo que usted necesite compartir públicamente en este momento. Sin embargo, es algo de lo que su equipo interno debe ser consciente para que sus propios objetivos y su hoja de ruta para el crecimiento puedan alinearse con los de su agencia.

Una vez que haya concretado su misión, cree una declaración de misión oficial, guárdela en algún lugar al que su equipo tenga acceso y vuelva a ella siempre que sea el momento de tomar una gran decisión para su empresa.

Paso 2: Elija sus servicios

Ahora que sabe a quién va a servir y por qué, es hora de planear qué es exactamente lo que va a hacer por ellos y cómo. Sí, ere una agencia de WordPress… ¿pero de qué tipo exactamente?

Su nicho ayudará un poco con esto.

Tomemos como ejemplo los Itinerarios. Esta agencia de WordPress sirve a lo siguiente:

Al definir a quién exactamente va a ayudar, puede elegir mejor qué servicios necesita proporcionar. En los casos de Itineris, eso significa:

• Desarrollo web premium
• Marca digital
• Medios de comunicación ofertados
• SEO

Luego, tiene el ejemplo de WP-Tonic que se especializa en el desarrollo de WordPress para LMS y sitios web de membresía.

Los negocios de eLearning son una raza especial, con las características necesarias para apoyar la membresía y la integración de los cursos en línea. Como resultado, WP-Tonic tiene servicios construidos para este grupo específico de clientes:

• Desarrollo del sitio web
• Diseño personalizado (para WooCommerce checkout, páginas de aterrizaje de lead gen, email marketing, embudos de ventas, etc.)
• Desarrollo de plugins LMS a medida
• Diseño gráfico
• Optimización para los motores de búsqueda
• Alojamiento gestionado
• Soporte de seguridad y copias de seguridad

¿En pocas palabras? No caiga en la trampa de pensar que una agencia de WordPress debería ofrecer los mismos servicios que todas las empresas similares que existen.

En su lugar, considere lo que sus clientes realmente necesitan. Entonces, piense en cómo eso juega con sus fortalezas.

Y no se preocupe si su visión para la agencia no es algo que necesariamente pueda apoyar con el equipo actual que tiene. Ponga esos servicios o productos adicionales en el estante y, de manera lenta pero segura, escale hasta ellos.

Por ahora, concéntrese en proporcionar un inmenso valor en los servicios que ofrece.

Establezca lo esencial: lo que es capaz de ofrecer y lo que sus clientes necesitan absolutamente. Escríbalos con una breve descripción de cada uno y pasa al siguiente paso.

Paso 3: Establezca sus precios

Cuando se trata de una empresa más pequeña, es posible que se muestre reacio a publicar sus precios en línea. Quiere que los clientes potenciales se centren en su valor y no en cuánto les va a costar construir un sitio web de WordPress.

Sin embargo…

Los precios y el valor de la prima están inherentemente incorporados en la identidad de una agencia de WordPress. Por lo tanto, no hay razón para mantener esa información lejos del público.

Además, al publicar en su sitio web sus costes de desarrollo y el precio mensual de los anticipos, puede eliminar rápidamente a los clientes potenciales que no tienen el presupuesto para lo que usted hace.

Así es como lo hace DevriX:

El precio de los servicios de la agencia aparece numerosas veces en el sitio web. Sin embargo, digamos que alguien llega a este formulario de Solicitud de un sitio web y de alguna manera pasa por alto cualquier mención de los costos. Está bien porque hay otro recordatorio aquí:

Como se puede imaginar, esto hace que sus conversaciones con los prospectos sean mucho más significativas. No tiene que bailar claqué por la cuestión del precio. Eso ya ha sido establecido. En lugar de ello, puede centrarse simplemente en lo que ellos necesitan y en cómo va a resolverlo.

En cuanto a calcular cuánto va a cobrar a sus clientes, va a llevar un poco de trabajo resolver esto.

Compruebe el promedio del mercado

Para empezar, tire de la lista de servicios del paso anterior.

A continuación, compruebe su principal competencia en el mercado – los que están en un nicho similar y con una oferta similar. Esto le dará un buen punto de referencia en cuanto a lo que es la tarifa vigente, así como lo que su clientela objetivo puede permitirse.

Entonces, va a tener que hacer algunos cálculos internos.

Haga una lista de sus gastos generales

Haga una lista de cada uno de sus costos, así como de cuánto debe en ellos cada mes. Esto incluye cosas como:

• Software para empresas
• Licencias comerciales y seguros
• Pagos de impuestos
• Espacio de oficina y servicios públicos
• Equipamiento y mobiliario
• Alojamiento web, dominio y gastos relacionados
• Sueldos, beneficios, PTO
• Viajes de empresa, eventos, etc.

Por supuesto, usted necesita hacer más que sólo cubrir sus costos. Pero tiene que revisar estos números primero para asegurarte de que va por el buen camino.

Establezca un margen de beneficio

¿Qué tipo de margen necesita para ser rentable?

En otras palabras:

Si sus gastos generales son alrededor de $20,000 al mes, ¿cuánto dinero necesitaría para obtener una ganancia saludable? ¿Sería suficiente un margen de beneficio del 30% (6.000 dólares)?

Recuerde: si quiere ser capaz de proporcionar ofertas de primera clase a los clientes y cuidar del equipo que está dirigiendo el espectáculo, necesita dinero para reinvertir de nuevo en su empresa.

Encuentre el margen de beneficio ideal y luego fíjelo como su cifra de ventas mensuales objetivo.

Establezca su precio

Divida su ingreso objetivo por el número de proyectos que podría asumir razonablemente en un mes.

Ahora, compare el costo por proyecto con la tasa promedio del mercado. ¿Su número es demasiado corto? ¿Es demasiado alto? Si hay una discrepancia, ¿el valor de su oferta lo justifica? Como dice Tom Zsomborgi, cofundador y director financiero de Kinsta:

Si un precio más bajo es su mejor diferenciador, debería repensar su negocio. Una carrera hacia el fondo no es una buena táctica y rara vez funciona.

Siempre y cuando usted gane suficiente dinero para ser rentable y el cliente se vaya con algo de gran valor, usted puede comprometerse con este precio.

Cree su hoja de precios cuando termine y publique los precios en su sitio web cuando esté listo.

No olvide reevaluar sus costos y precios cada año. A medida que sus servicios se fortalezcan y su oferta sea más compleja, esos números deberían cambiar.

Paso 4: Elija un nombre

Sé que esto parece algo que debería hacer antes, pero creo que es importante averiguar qué es lo que va a ofrecer su empresa y qué nivel de oferta va a tener antes de elegir un nombre.

Una vez que la identidad de su marca se ha elaborado, es el momento de elegir un nombre. Tenga en cuenta los siguientes consejos cuando haga esto:

• A menos que quiera ser la cara de la compañía y estar involucrado en cada proyecto, elimina su nombre de la misma.
• Que sea breve.
• Hagalo fácil de pronunciar.
• Indique su propuesta de valor única y sus puntos fuertes.
• Juegue con palabras inventadas en lugar de las que ya pueden tener una fuerte asociación en la mente de sus clientes.
• Asegúrese de que ninguna otra empresa lo tenga o una variación de él ya.
• Compruebe si el nombre de dominio está disponible.

Una vez que se haya decidido por algunas opciones, hágalas funcionar por otras: sus empleados, clientes anteriores e incluso sus seguidores en los medios sociales.

Consigue un indicador de cómo se sienten al respecto. Es más probable que se den cuenta si algo está «apagado» ya que no están tan cerca de ello como usted.

Cuando tenga el nombre clavado, pongase a trabajar en la creación de su logotipo y otros elementos de marca.

Paso 5: Crear un nuevo sitio web

El sitio web de una agencia necesita ser capaz de caminar el camino. En otras palabras, antes de que los clientes potenciales miren su portafolio de trabajo, deberían ver su sitio web como una prueba de lo que eres capaz de hacer.

Su sitio web también necesita hacer más que sólo informar. Quiere que haga todo el trabajo posible por usted, que casi se convierta en un miembro más del equipo.

Aquí hay algunas formas en las que puede hacer que esto suceda:

Moverse al alojamiento administrado de WordPress

Ya sabe lo que puede llevar mucho tiempo gestionar el alojamiento web, especialmente cuando el tráfico crece.

Es por eso que usted debe subcontratar su propio alojamiento web. Lo último que quiere es un sitio web de carga lenta para distraer del trabajo pagado al cliente que necesita hacer.

Si aún no lo ha hecho, ahora es un buen momento para poner su sitio web en un alojamiento de WordPress con Kinsta.

Disfrutará de las ventajas de un sitio web rápido, seguro y con copia de seguridad, sin la molestia de tener que gestionarlo usted mismo. Sin embargo, cuando quiere ver lo que ocurre entre bastidores y controlar el rendimiento de su servidor, MyKinsta le pone muy fácil:

Trabajar con un host de WordPress administrado no sólo le da tranquilidad, sino que le asegura que su sitio web esté siempre en condicione óptimas para los clientes potenciales que lo visitan.

Además, gracias a los diferentes roles de usuario de MyKinsta, tendrás un control total sobre el acceso de los usuarios a los sitios web que desarrolles. Y con Enhanced Site Transfer Tool de Kinsta, transferir los proyectos terminados a los clientes es muy fácil.

Incluso puedes transferir sitios a cuentas que no sean de Kinsta. Todo lo que necesitas es su dirección de correo electrónico. Esto te permite tener más tiempo para centrarte en otras tareas importantes, como gestionar y mejorar el crecimiento de tu agencia.

También puedes utilizar la API de Kinsta, que te permite interactuar perfectamente con los servicios de Kinsta, como crear un sitio de WordPress, obtener una lista de sitios, etc.

Presuma de su trabajo más impresionante

Su sitio web va a tener todo lo que un sitio web de WordPress más pequeño tiene. Sin embargo, su portafolio realmente necesita que sus prospectos se pongan al día.

Considere la posibilidad de utilizar un plugin de portafolio de WordPress que haga brillar sus muestras más recientes y relevantes.

Y no tenga miedo de crear un portafolio que se desvíe de lo que se espera. Sólo tiene que echar un vistazo al portafolio de Neuralab (puedes leer su caso de estudio aquí):

Neuralab añade detalles personalizados a su portafolio. A primera vista, parece un portafolio estándar basado en una red. Sin embargo, la funcionalidad revela más detalles como qué tipo de proyecto fue, así como las estadísticas de View and Like de Behance.

Presente a su equipo

Cuando usted dirige una empresa pequeña, es fácil para los clientes ver las caras de los miembros de su equipo y conocer a cada uno de ustedes a nivel personal.

A medida que construya una agencia, su equipo va a crecer y se va a hacer difícil hacer esas conexiones de persona a persona con tantos contribuyentes involucrados. Presentar a su equipo a través de su página web es una forma de frenar esta potencial sensación de desconexión que pueden sentir tus clientes.

Triggerfish lo hace muy bien:

Triggerfish da un vistazo a la gente que trabaja detrás de la escena

Presentar su equipo de esta manera funciona de dos maneras. Tienes la oportunidad de presentarle a los clientes a la gente detrás del escenario. Pero también es como un humilde pedazo de tierra:

«¡Mire cuánta gente tenemos trabajando para usted»

Añadir una variedad de canales de contacto

Debido a que ya no es sólo usted el que está sentado al otro lado del teléfono o del correo electrónico, puede darle a los prospectos tantas formas de contactarlo como desee:

• Un número de teléfono de la empresa
• Una dirección de correo electrónico (o diferentes para diferentes departamentos)
• Un formulario de contacto
• Chat en vivo o chatbot
• Un portal de soporte
• Medios de comunicación social (si quiere dar respuestas y apoyo allí)

Sin embargo, el hecho de que pueda ofrecer todos estos puntos de contacto no significa que tenga que incluirlos todos en su sitio. Mira en Red Factory (puede leer su caso de estudio aquí):

Esta agencia no tiene nada más que un formulario de contacto y Google Maps con una dirección.

Siempre existe la posibilidad de que usted y su equipo se estiren demasiado, así que elija sólo los canales de contacto que tengan más sentido.

Automatizar el proceso de conversión

A pesar de que tendrá más gente para manejar las ventas por usted, deje que su sitio web haga algunas de las tareas más mundanas.

Por ejemplo, si ofrece un servicio de desarrollo personalizado pero le gusta que los clientes potenciales se pongan al teléfono para una llamada de descubrimiento primero, utilice un plugin de reserva de WordPress y permítales reservar citas por su cuenta.

Cuando empiece a vender servicios recurrentes, sus prospectos pueden sentirse lo suficientemente confiados como para inscribirse en ellos sin tener que hablar con alguien primero.

En esos casos, puede eliminar al intermediario (es decir, la llamada de ventas) equipando su sitio web con botones de «Comprar ahora» y una caja propia como lo hace SkyrocketWP (puede leer su caso de estudio aquí).

Paso 6: Resolver los asuntos legales

Después de que tenga las piezas de marca clavadas, y antes de que empiece a abordar los clientes, quita el material legal del camino.

Me doy cuenta de que esta es la parte menos divertida de establecer una agencia de WordPress, pero es la más crucial. Nunca se sabe cuándo puede surgir un problema legal o de dónde vendrá, así que es mejor poner todas las piezas en su lugar ahora para estar preparado.

Aquí hay algunas cosas para hacer tan pronto como sea posible:

• Registre su empresa.
• Marque su logotipo.
• Compre su nombre de dominio.
• Presente una licencia comercial en su localidad.
• Obtenga cualquier seguro de negocios que necesite (por ejemplo, responsabilidad civil, propiedad, compensación de trabajadores).
• Añada una declaración de privacidad, términos y condiciones, y un aviso sobre las cookies a su sitio web.

También es una buena idea empezar a pensar a dónde va a ir para obtener ayuda con la gestión de impuestos, recursos humanos y asistencia legal.

Puede que su empresa no necesite esa ayuda hoy, pero las cosas se van a mover rápidamente una vez que se ponga en marcha y no quiera perder de vista estos sistemas de apoyo críticos destinados a protegerle a usted y a su empresa.

Paso 7: Llene su equipo

Para dirigir una agencia de WordPress exitosa, lo primero que debes hacer es dejar de usar cada sombrero o, realmente, cualquier sombrero que no le quede bien. Así que, lo primero es lo primero:

Minimice su papel

Anote cada tarea que haga. Lo que implica.¿ Por qué lo hace? ¿Cómo encaja en el panorama general?

Ponga todas las tareas que le gusta hacer y lo que puede hacer mejor que nadie en una columna «Guardar».

Ponga todas las tareas que no le gusta hacer o que le ocupan demasiado tiempo en una columna de «Delegado».

Luego, trace a quién le pasará las tareas de delegado. Por ejemplo:

• Los correos electrónicos de incorporación del cliente van al Gerente de Proyectos.
• La generación y el seguimiento de las facturas se realiza por el asistente de la oficina.
• La publicación en los medios sociales va al vendedor.

Cuando se encuentra con una tarea que no tiene una correspondencia perfecta, es cuando sabe que hay un nuevo rol que cumplir. Puede que no suceda de inmediato, pero a medida que esas responsabilidades relevantes comiencen a sumarse y a pesar a usted y a su equipo, sabrá que ha llegado el momento.

Fortalecer el Equipo Central

Si mira la lista de servicios o productos que proporciona, quedará claro qué funciones son fundamentales. Por lo general, estos son su diseñador web, desarrollador web, redactor y gerente de proyectos.

Asegúrese de tener empleados y contratistas para llenar lo esencial si no lo tiene ya.

Además, asegúrese de tener el presupuesto para pagar a los miembros de su equipo un salario competitivo. Si está luchando por hacer eso, entonces algo está mal. O bien el precio de sus servicios no es lo suficientemente alto o está tratando de aumentar su equipo demasiado rápido. Dé un paso atrás y averigüe dónde está la desconexión antes de seguir adelante.

Personal para Servicios Adicionales

Una vez que su agencia se vuelve súper eficiente y tiene la capacidad y el presupuesto para hacer más, empiece a agregar funciones para nuevos servicios y oportunidades como:

• SEO
• Animador
• escritor UX
• Gestor de éxito de clientes
• Líderes de equipo como CTO, CMO, etc.

Si mira cualquiera de las principales páginas del equipo de la agencia WordPress como esta de WebDevStudios, verá que las contrataciones del director del departamento se vuelven especialmente importantes:

No empiece a añadir papeles por el hecho de añadirlos. Si hay una demanda de ello y los números demuestran que será bueno para su resultado final, sólo entonces debería hacer más contrataciones.

Paso 8: Crear su caja de herramientas

Esto puede parecer contrario a la intuición, pero va a necesitar gastar dinero en una mejor caja de herramientas si quiere ganar más dinero.

Así que, esto es lo que tiene que hacer:

Evalúe su caja de herramientas actual

Si actualmente utiliza alguna herramienta o software empresarial, escriba una lista de todo lo que utiliza y para qué sirve.

A continuación, observe las capacidades de esas herramientas y responda honestamente a lo siguiente:

«¿Puede esta herramienta escalar junto a su negocio?»

Si no, márquelo para su borrado.

Necesita herramientas que le permitan a usted y a su equipo moverse más rápida y eficientemente que nunca antes. Es la única manera en que podrá ofrecer servicios a escala y multiplicar sus ingresos entrantes.

Rellenar los huecos

Mire su lista y vea si hay algo que le falta. Tal vez es una herramienta que ha estado arrastrando los pies en la compra o algo para lo que no creías estar preparado.

Por ejemplo:

• Membresía del sitio de fotos de stock
• Herramienta de traspaso para diseñadores y desarrolladores
• Plugins de WordPress premium o temas premium
• Software de auditoría SEO
• Software de seguimiento del tiempo
• Herramienta de embudo de ventas

No mire sólo lo que necesitas. Considere las necesidades de su equipo. ¿Qué les permitirá trabajar a su mejor nivel y, a su vez, ofrecer una mejor oferta a sus clientes?

Una vez que tenga una lista de todas las herramientas que necesita para agregar, actualizar o eliminar, póngase a trabajar. Esto no es algo de lo que usted querrá preocuparse o hacer la transición de su equipo una vez que su agencia esté en marcha.

Paso 9: Desarrollar y documentar sus procesos

Va a necesitar mucha estructura para tu agencia. Esto es beneficioso por varias razones.

Para empezar, un proceso bien desarrollado y documentado facilita la producción de resultados consistentes para los clientes. En segundo lugar, facilita a los nuevos empleados la puesta en marcha.

Una vez más, se trata de aumentar su velocidad, agilidad y precisión como empresa. Y los sistemas establecidos harán el truco.

Eche un vistazo al sitio web de la agencia Iron to Iron:

No hay ningún secreto sobre el proceso que el equipo utiliza para construir sitios web para los clientes – y esto es sólo lo que la gente ve desde el exterior.

Internamente, esta agencia probablemente tiene documentación que detalla cada uno de los pasos del proceso. Además, los procesos se complementan probablemente con una serie de automatizaciones de software, listas de control y plantillas.

Esto es exactamente lo que necesita hacer.

Procesos organizativos

Al igual que hizo con su caja de herramientas, cree una lista de los procesos que utiliza actualmente en su empresa.

¿Hay alguno que esté desactualizado o sea ineficiente? Actualícelos antes de hacer cualquier otra cosa.

Luego, dé un paso atrás y piense para qué más debería tener procesos.

Si está agregando nuevos servicios (o incluso suscripciones o productos recurrentes), agregue procesos relacionados a su lista maestra.

¿Qué hay de rastrear y seguir las pistas? ¿Emitir facturas a los clientes? ¿Mover proyectos de un miembro del equipo a otro?

Hay tantas cosas diferentes en las que pensar ahora. Por eso es tan importante que se extraiga del trabajo práctico de desarrollo web para que pueda supervisar los elementos de gran tamaño que ayudan a su agencia a funcionar como una máquina bien engrasada.

Cree un documento separado para cada proceso y almacénelo en una ubicación segura y centralizada. Podría ser algo como un Dropbox de equipo, Google Drive o una plataforma de gestión de proyectos.

Procesos de gestión de clientes

No se olvide de los procesos de prospección, incorporación y gestión de clientes.

A medida que se vayan adquiriendo más clientes, será difícil controlarlo todo si no se dispone de sistemas.

¿Tiene un CRM? ¿Qué tal una herramienta de comunicación y gestión de proyectos fácil de usar para el cliente? ¿Qué hay del proceso de creación de un panel de control personalizado de WordPress para facilitar a los clientes del sitio web en el CMS?

También es importante tener plantillas preconstruidas para propuestas, contratos y pasos de incorporación para que pueda sacar a los prospectos de la pipeline de ventas y colocarlos en la cola de proyectos activos lo más rápido posible.

Procesos de gestión de empleados

Lo mismo se necesita para la contratación de empleados, pruebas y la incorporación a la empresa.

En los primeros días de su negocio, probablemente pidió referencias a personas que conoce o publicó trabajos en tablones de anuncios en línea sólo para obtener un poco de alivio. Sin embargo, cuando se trata de su agencia, tiene que pensar en más que:

«¿Coincide el conjunto de habilidades de esta persona con lo que estoy buscando?»

Ahora, tiene que pensar en cómo vas a encontrar a la gente:

• Cumplir con roles especializados en su empresa.
• que quiere crecer con su agencia a largo plazo.
• Que encaje con la cultura de su empresa.

Realmente no hay espacio para comprometerse, ya que un eslabón débil podría arruinarlo todo.

Construya sus procesos de entrevista y contratación para encontrar personas que se ajusten al molde correcto. Entonces, una vez que estén en su equipo, necesitará procesos que les ayuden a prosperar dentro de su agencia.

Otra cosa en la que hay que pensar es en la incorporación de sus empleados en el desarrollo de procesos y documentación.

Una vez que tenga algunos empleados sólidos como una roca en su lugar, déles poder para que se apropien de sus procesos y documentación. Si puede hacer que se involucren más en la formación de su agencia, estarán más comprometidos con su misión a largo plazo.

Paso 10: Configurar los informes internos

Va a ser difícil llevar un seguimiento de todo a medida que el tamaño de su empresa, la lista de clientes y el equipo crecen. Pero necesita acceder a esos datos para poder tomar decisiones comerciales más inteligentes para su agencia.

Si bien debe reservar un tiempo dedicado a la revisión de sus datos, puede automatizar el trabajo real de generación de los informes. Aquí hay algunos lugares donde puedes hacer esto:

• Google Analytics (o una de sus alternativas) para hacer un seguimiento del tráfico del sitio web, fuentes de referencia, tasas de rebote, conversiones y otras métricas clave de rendimiento. Aquí tiene una guía práctica sobre cómo añadir Google Analytics a su sitio de WordPress.
• Su CRM para mantener un seguimiento de los prospectos que entran en su canal de ventas, las tasas de conversión, el valor de vida del cliente y los ingresos proyectados.
• Su software de gestión de proyectos o tareas para comprobar el estado de los proyectos, los cuellos de botella, los flujos de trabajo ineficientes, etc. Aquí hay una guía completa que compara dos de las herramientas más conocidas: Trello vs Asana o algunas otras alternativas.
• El software de comunicación para comunicarte de forma rápida y eficaz con tus compañeros, tanto Slack como Microsoft Teams son grandes opciones. Consulta nuestra comparativa entre ellos: Slack vs Teams.
• Su rastreador de tiempo para monitorear el desempeño del equipo, observar el desplazamiento del alcance, y así sucesivamente.
• Registros de seguimiento de errores e incidencias para realizar un seguimiento de los errores no resueltos, las incidencias recurrentes, las oportunidades de servicio al cliente perdidas, etc.
• Revisiones en línea e informes de comentarios de los clientes para identificar las victorias del equipo y buscar áreas de mejora.

Al automatizar estos informes, puede dedicar más tiempo a tomar medidas, ya sea reuniendo a su equipo para celebrar una victoria importante, trabajando con un gerente de equipo para arreglar un proceso con fugas o decidiendo eliminar un servicio que no es popular.

¿Cómo se escala una agencia de WordPress?

Hay muchas cosas que tiene que hacer para iniciar una agencia de WordPress. Pero una vez que tenga su máquina bien engrasada y funcionando, es hora de acelerar las cosas.

Sólo mire a Kinsta. Pasar de una agencia de desarrollo web en 2013 a un alojamiento gestionado de WordPress requirió muchas agallas.

Pero aquí están: creciendo continuamente su compañía más allá de la marca de siete cifras, mientras mantienen la calidad de los productos que los clientes han llegado a conocer y amar.

Eso no ha ocurrido por pura suerte. Y lo mismo va a ser cierto para su propio negocio de WordPress.

Cuando esté listo, aquí tiene algunas formas de empezar a escalar:

Crear flujos de ingresos recurrentes

Muchas agencias de WordPress encuentran su lugar vendiendo servicios de desarrollo web. El único problema es que se trata de un servicio único. Esto puede dificultar la predicción de los ingresos y también puede conducir a un gran desperdicio de energía en la incorporación de nuevos clientes todo el tiempo.

Sin embargo, con los flujos de ingresos recurrentes, puede aportar una mayor estabilidad y escala a su flujo de caja.

Aquí hay algunas formas comunes en las que las agencias de WordPress añaden ingresos recurrentes a sus negocios:

• Servicios de mantenimiento del sitio web
• Alojamiento administrado de WordPress
• Marketing de afiliados
• Productos de información premium como cursos, webinars, etc.
• Desarrollo de temas o plugins para WordPress

La belleza de algunos de estos es que no necesitará gestionar los procesos si no quiere (como si subcontrata los servicios de mantenimiento y cobra a sus clientes un recargo).

En cuanto a los demás, cosechará los beneficios de construir algo que es único y hecho. Aunque todavía tendrás que dar soporte a tus productos y mantenerlos actualizados, la mayor parte del trabajo se hace por adelantado.

Conviértase en una máquina de generación de contenidos

Las agencias no deberían estar ahí fuera buscando clientes. En este punto del juego, los clientes deberían estar pidiendo a gritos trabajar con usted.

¿La mejor manera de hacer que eso suceda? Aumente su visibilidad y autoridad en línea con contenido de alta calidad, procesable y siempre vigente.

• Publicar las entradas del blog por lo menos dos o tres días a la semana.
• Publica en los medios sociales diariamente: haz que sea menos sobre ti (alrededor del 20%) y más sobre el intercambio de consejos útiles y de ideas de otros (alrededor del 80%).
• Blog de visitas en sitios web de alto perfil donde se encuentra su público y sus pares.
• Aterrice los anuncios de podcast en los programas relevantes (así es como se inicia un podcast usando WordPress).
• Cree imanes de plomo dignos de ser descargados que estimulen a los visitantes de su sitio web a la acción.
• Construya un repositorio de contenido de forma larga, ya sea escrito o de vídeo (en vivo o pregrabado).

Impacte con su contenido y verá que nunca más tendrá que ir a buscar clientes (¡o socios de negocios!).

Socio arriba

Entre los grupos de Facebook, los foros en línea, los WordCamps, las comunidades de Slack y las conferencias de diseño web, no hay razón para aislarse cuando se ha construido un negocio alrededor de WordPress.

Hay tantas oportunidades de conectarse con otros en el espacio y de asociarse también! Así que no tengas miedo de salir ahí fuera.

Puede que encuentres a alguien con quien hacer un seminario web o un curso conjunto. Es posible que conozca a sus desarrolladores favoritos y decida asociarse con ellos. O podría conocer al dueño de otra agencia que quiera compartir referencias ya que sus nichos no se superponen.

Nunca se sabe a quiénes conocerás, cómo pueden ayudarse mutuamente o qué aprenderán al pasar más tiempo en la comunidad de WordPress.

Resumen

Como WordPress sigue manteniendo su cuota de mercado mayoritaria en el espacio de los constructores de sitios web, ahora es un momento fantástico para iniciar una agencia de WordPress.

Sin embargo, es importante recordar que un negocio de WordPress independiente es muy diferente de una agencia que ofrece un conjunto completo de servicios y productos recurrentes.

No puede simplemente apretar un interruptor y de repente anunciar al mundo que está dirigiendo una agencia. Hay mucho trabajo que tiene que ir a la parte de atrás antes de que pueda empezar a cosechar las recompensas de la propiedad de la agencia.

Es necesario:

• Defina su misión para que pueda labrarse un espacio para usted mismo con éxito.
• Elija los servicios que sus clientes realmente necesitan y de los que prosperarán.
• Establezca precios justos pero competitivos que le permitan obtener beneficios y fomentar el crecimiento de su agencia.
• Elija un nombre que cree una impresión fuerte y única para su agencia.
• Construya un sitio web que haga parte del trabajo de ventas y marketing para usted.
• Tratar con las legalidades de la gestión de una agencia.
• Construya un equipo que apoye su misión ahora y en el futuro.
• Cree una caja de herramientas que te permita trabajar más rápido y mejor que nunca.
• Desarrolle procesos que le permitan escalar.
• Automatice los informes para que siempre esté al tanto de las métricas de rendimiento clave para su agencia.

Si se sientes abrumado por todo esto, entonces empezar una agencia de WordPress podría no ser una buena idea para usted (lo cual está perfectamente bien).

Hay ciertos clientes que gravitarán hacia las agencias, pero ¿dónde deja eso al resto? Siempre será necesario que haya freelancers de WordPress y negocios boutique para proporcionar servicios rentables y más personales que los clientes deseen.

Dicho esto, mantén esta guía a mano cuando estés listo para crecer. Incluso si su objetivo no es construir una agencia a gran escala, hay un montón de estrategias para impulsar el negocio que puede aprovechar para un negocio más pequeño de WordPress.

¿Ha considerado lanzar una agencia de WordPress? ¿Qué le bloquea? Si logró construir uno, ¿qué resultó ser más difícil de lo que esperaba? Cuéntenos en los comentarios!