Een gids voor het starten en runnen van een succesvol WordPress-bureau

Als je maar naar genoeg verhalen luistert over succesvolle WordPress-bureaus, gaan ze op een gegeven moment veel op elkaar lijken. Het gemiddelde verhaal gaat namelijk ongeveer zo:

De oprichters bouwden als freelance ontwerpers of developers websites voor hun klanten, terwijl ze tegelijkertijd ook hun eigen kleine bedrijf runden. Uiteindelijk begonnen ze om zich heen te kijken. Lieten ze geen kansen liggen? Was er een mogelijkheid om hun werk makkelijker, hun levens gelukkiger en hun bedrijven winstgevender te maken?

Misschien ben je er bekend mee, maar dit is ook hoe de oprichters van Kinsta begonnen. Mark, Anita, Peter en Tom runden in 2013 een klein webdevelopment-bedrijf. Het kostte veel tijd en leverde weinig op.

Uiteindelijk kwamen de oprichters van Kinsta tot een realisatie. Wat ze deden was niet schaalbaar en op de lange termijn niet vol te houden. Dit is een punt waar veel WordPress freelancers en kleine bedrijven vandaag de dag tegenaan lopen.

Misschien komt dit verhaal jou ook bekend voor en zit je in een dergelijke situatie. Gelukkig zijn er genoeg mogelijkheden, maar je moet wel bereid zijn om je bedrijf in een compleet andere richting te sturen. Voor Kinsta betekende dit verder gaan in managed WordPress hosting. Voor anderen betekent dat het opzetten van een actief WordPress-bureau. Uiteindelijk moet je zelf vorm en inhoud geven aan jouw verhaal.

Maar welk pad je ook kiest, je kan nooit groeien zonder:

• Een team van toegewijde experts
• Strakke processen en duidelijke documentatie
• Een heleboel sjablonen en automatisering

Hiermee willen we natuurlijk niet zeggen dat jij als WordPress freelancer niet al gebruikmaakt van een of meerdere van bovenstaande punten. Maar om succesvol te zijn als WordPress-bureau moet je een stap verder durven te doen.

Als je merkt dat je in een positie zit waarin je OK bent met het werk dat je doet, maar niet het idee hebt dat je je impact of winst aan het maximaliseren bent, dan kon het wel eens tijd worden om je freelance bedrijfje om te zetten in een full-service bureau.

In deze gids voor het starten van een WordPress-bureau laten we zien hoe je een bedrijf kunt beginnen en hoe je het daarna kunt opschalen voor meer winst en een solide kans van slagen.

Wat is een WordPress-bureau?

Er is een groot verschil tussen een freelancer en een WordPress-bureau. Sterker nog, er is zelfs een verschil tussen een klein WordPress-bureau en een full-service bureau.

Een aantal verschillen:

Het belangrijkste punt hierbij:

WordPress-bureaus hebben de potentie om veel meer winst te genereren dan een freelancer of een klein team ooit zou kunnen. Maar dat komt niet zomaar aanwaaien.

Je moet een hoop werk steken in het opbouwen van een WordPress-agency als je er echt winst mee wil maken, dus denk niet dat je even een team kunt inhuren en er dan meteen meer winst binnenstroomt. Er komt veel meer bij kijken.

Hoe begin je een WordPress-bureau?

Weet je nog die aflevering van The Office waarin Michael Scott schreeuwt “I declare bankruptcy!”?

Hij dacht dat door dit publiekelijk af te kondigen alle schulden meteen vervielen. Natuurlijk werkt het in het echte leven anders, zowel in het bedrijfsleven als in het gewone leven. Ook met een WordPress-bureau werkt het niet zo. Je kan je bedrijf niet simpelweg een “WordPress-bureau” noemen en verwachten dat alles van de ene op de andere dag verandert.

Als je de uitdaging aan wil gaan om een eigen bedrijf te starten, begin dan hier:

Stap 1: Definieer je missie

Volgens een recent onderzoek van FlexJobs zijn dit de voornaamste uitdagingen voor freelancers:

• Vinden van klanten
• Creëren van een betrouwbare stroom inkomsten
• Managen van hun freelance-bedrijf

Als freelancer ben je dus, afgezien van het bouwen van websites, waarschijnlijk het meeste van je tijd kwijt aan het vinden van klanten en het onderhouden van websites. Je missie is dan waarschijnlijk ook – enigszins uit noodzaak – iets als het volgende:

“Maak supermooie websites zodat klanten met me willen werken en me op tijd willen betalen.”

Dit verandert als je een meer gevestigd WordPress-bedrijf wordt en je stabiliteit in je werk vindt. Op dat moment moet je een keiharde missie hebben waarop elke beslissing gebaseerd is – één die je helpt om te focussen op de mensen die jij wil helpen in plaats van op jouw eigen dagelijkse sores.

Om je missie helder te krijgen, moet je jezelf afvragen:

“Wie gaan we bedienen?”

Oftewel, wat wordt je specifieke niche?

Alhoewel Codeable geen WordPress-bureau is, kun je je vast wel vinden in de missie van het bedrijf.

De ervaringen van de oprichters bij het runnen van een development-bedrijf leidde hen tot het maken van een oplossing voor een probleem dat ze zelf waren tegengekomen:

“Per was gefrustreerd door de klanten, Tomaz door de freelancers: de enorme hoeveelheden freelancers, het bieden op werk, steeds lagere prijzen bieden, de keiharde concurrentie, de lage kwaliteit werk, de gemiste deadlines, en alle ongelukkige klanten én freelancers als gevolg van dit alles.”

Dus wie wil jij het liefst helpen?

Vraag jezelf daarna af:

“Waarom willen we deze WordPress-diensten aanbieden?”

Heb je het idee dat er een gat in de markt is voor jouw diensten? Of dat jouw doelgroep meestal over het hoofd wordt gezien?

Denk na over wat voor verschil jij kan maken door de markt op te gaan. Maak vervolgens een korte beschrijving over het waarom van wat je gaat doen.

Dit is bijvoorbeeld hoe Codeable dat heeft gedaan:

“Het doel was om een gezonde omgeving te creëren die zowel klanten als freelancers ondersteunt bij het uitbesteden van werk.”

De missie is 100% gefocust op het makkelijker maken van de levens van de doelgroep van Codeable. Jij zou hetzelfde moeten doen.

Als laatste moet je jezelf afvragen:

“Waar willen we dat dit bedrijf over 12 maanden is? En over 24 maanden? Of zelfs over 5 jaar?”

Je hoeft niet de toekomst te kunnen voorspellen, maar je moet wel een duidelijke richting hebben, zodat je bedrijf de goede kant op blijft gaan.

Laten we weer naar Codeable kijken als voorbeeld. Alhoewel hun diensten enorm opgeschaald zijn over de jaren, is de missie precies hetzelfde gebleven:

“Codeable is begonnen met kleine maatwerkoplossingen, maar vandaag de dag helpen we bedrijven van allerlei soorten en maten. Ons aanbod van diensten is veranderd, maar onze missie is hetzelfde gebleven: om decentraal talent aan te boren, gelijke kansen te creëren en zowel klanten als freelancers te helpen in een omgeving die gebaseerd is op vertrouwen. We focussen nog altijd op groei, niet simpelweg omdat we groter willen worden, maar omdat we een verschil in de levens van nóg meer mensen willen maken.”

Het stellen van een doel en het maken van een roadmap hoef je niet direct publiekelijk te doen. Maar het is wel iets waar je intern bewust van moet zijn, zodat je werknemers hun eigen doelen en ontwikkelingsplannen in lijn kunnen brengen met dat van je bedrijf.

Als je je doel eenmaal duidelijk is, schrijf dan een officiële missie, sla het ergens op waar je team erbij kan. Kijk ernaar, elke keer dat je een grote beslissing voor het bedrijf moet maken.

Stap 2: Kies je diensten

Nu weet je wie je gaat helpen … en waarom. Tijd om te bedenken wat je precies voor ze gaat doen en hoe je dat gaat doen. Ja, je bent een WordPress-bureau… maar wat voor soort precies?

Je gekozen niche kan je hierbij enigszins richting geven.

Kijk bijvoorbeeld eens naar Itineris. Dit WordPress-bureau doet het volgende:

Door te definiëren wie je precies gaat helpen, kun je ook beter beschrijven welke diensten je moet gaan aanbieden. In het geval van Itineris is dat:

• Premium webdevelopment
• Digital branding
• Biddable media
• SEO

Verder heb je het voorbeeld van WP-Tonic, die zich specialiseren in WordPress-development voor LMS en ledenwebsites.

eLearning-bedrijven zijn een vak apart, met features om lidmaatschap en online cursussen te ondersteunen. Daardoor biedt WP-Tonic specifieke diensten aan voor deze specifieke klanten:

• Websitedevelopment
• Maatwerkdesign (voor betalen via WooCommerce, leadgenerende landingspagina’s, e-mailmarketing, sales funnels, etc.)
• LMS-plugins op maat
• Grafisch ontwerp
• SEO
• Managed hosting
• Veiligheid en back-ups

De conclusie? Trap niet in de val van het aanbieden van dezelfde diensten wanneer alle andere bedrijven al precies hetzelfde doen.

Denk in plaats daarvan goed na over wat jouw klanten echt nodig hebben. Denk vervolgens na over wat je ze kan bieden. Wat zijn jouw sterke punten die hieraan bijdragen?

Maak je daarbij geen zorgen of het huidige team van je bureau je visie wel kan waarmaken. Zet al die additionele diensten en producten in de vriezer. Beetje bij beetje kan je opschalen door een nieuw product toe te voegen.

Focus je allereerst op het aanbieden van toegevoegde waarde met de diensten die je al aanbiedt.

Richt je op de basis: de diensten die je nu al kunt aanbieden en die je klanten nodig hebben. Schrijf ze op samen met een korte beschrijving en ga dan door met de volgende stap.

Stap 3: Bepaal je prijzen

Wanneer je een klein bedrijf hebt, wil je misschien liever niet je prijzen online zetten. Je wilt dat potentiële klanten focussen op je waarde en niet op hoeveel het ze gaat kosten om een WordPress-website te bouwen.

Maar…

Premium prijzen en de bijbehorende waarde zitten ingebakken in de identiteit van een WordPress-bureau. Er is dus geen enkele reden om dat weg te houden van het grote publiek.

En door je prijzen online te zetten, filter je automatisch op de potentiële klanten die daadwerkelijk het budget hebben om je te betalen.

Zo doet DevriX dat:

De prijzen van de diensten van het bedrijf staan meerdere keren op de website. Maar, stel dat iemand bij dit formulier aankomt en op een of andere manier over alle kosten heen heeft gekeken. Dan is dat geen probleem want er is hier nog een duidelijke herinnering:

Zoals je je vast voor kunt stellen, zorgt dit voor veel betere gesprekken met mogelijke nieuwe klanten. Je hoeft niet om je prijzen heen te draaien. In plaats daarvan kun je je focussen op wat je klanten nodig hebben en wat voor oplossingen je ze kan bieden.

Het bepalen van je tarieven is niet de meest eenvoudige klus en kost waarschijnlijk tijd.

Kijk naar het gemiddelde binnen de markt

Om te beginnen, pak de lijst van diensten uit de vorige stap er nog eens bij.

Kijk vervolgens naar je belangrijkste concurrenten binnen de sector, die met dezelfde niche en hetzelfde aanbod. Dit geeft je een goede benchmark voor wat een normale prijs is en geeft ook een indruk wat je doelgroep zich kan permitteren.

Vervolgens maak je interne berekeningen.

Maak een lijst van je overheadkosten

Maak een lijst van al je verschillende kosten en hoeveel je daarvan nog maandelijks moet (af)betalen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Professionele software
• Bedrijfslicenties en verzekering
• Belastingen
• Kantoorruimte en gas/water/licht
• Meubels
• Webhosting, je domeinen en dergelijke uitgaven
• Salarissen, verlofkosten, secundaire arbeidsvoorwaarden
• Reiskosten, evenementen, training e.d.

Je moet natuurlijk meer doen dan alleen je kosten dekken. Maar je zult eerst een idee van je kosten moeten hebben om te zorgen dat je in de goede richting zit.

Bepaal je winstmarge

Wat voor marge heb je nodig om (langdurig) winstgevend te zijn?

Oftewel:

Als je overheadkosten zo’n €20.000 per maand zijn, hoeveel omzet moet je dan draaien om een gezonde winst te kunnen behalen? Zou een marge van 30% (in dit voorbeeld €6.000) genoeg zijn?

Bedenk goed: als je je klanten diensten van topkwaliteit wilt aanbieden en goed wilt zorgen voor je team, dan heb je geld nodig om in het bedrijf te investeren.

Zoek daarom de juiste marge, en stel het totaal als maandelijks omzetdoel.

Bepaal je prijs

Deel je omzetdoel door het aantal projecten dat je realistisch gezien aan zou kunnen in een maand.

Vergelijk vervolgens je kosten per project met de gemiddelde marktprijs. Ligt jouw prijs daar ver onder? Of zit je er juist overheen? Als er een verschil zit, is dat dan redelijk ten opzichte van de kwaliteit van je diensten? Zoals Tom Zsomborgi, mede-oprichten en CFO bij Kinsta zegt:

Als je jezelf alleen wil onderscheiden door de laagste prijs te bieden, moet je nog eens goed over je bedrijf nadenken. Een race to the bottom is over het algemeen een slechte tactiek en werkt vrijwel nooit.

Zolang je genoeg geld verdient om winstgevend te zijn en de klanten producten ontvangen met toegevoegde waarde, dan kun je je aan je eigen prijzen houden.

Maak een overzicht van prijzen en publiceer deze prijzen op je website.

Vergeet niet om elk jaar weer opnieuw naar je kosten en prijzen te kijken. Naarmate je diensten verbeteren en je aanbod complexer wordt, zullen die getallen moeten veranderen.

Stap 4: Kies een naam

Dit lijkt misschien iets wat je eerder moet doen, maar ik denk dat het belangrijk is om eerst te bedenken wat je bedrijf gaat doen en welk kwaliteitsniveau het wil bieden voordat je een naam kiest.

Pas als je de identiteit van je merk hebt uitgevogeld, is het tijd om een naam te bedenken. Hou de volgende tips in je achterhoofd bij het nadenken over een naam:

• Tenzij je zelf echt het gezicht van het bedrijf wilt zijn en wilt meedraaien in elk project, moet je niet je eigen naam in de bedrijfsnaam gebruiken.
• Hou het kort.
• Zorg dat het makkelijk is om uit te spreken.
• Verwijs naar je unieke sterke punten en hoe je waarde toevoegt.
• Speel eens met zelfbedachte woorden in plaats van woorden die al een sterke associatie ergens mee hebben voor je klanten.
• Check dat er geen ander bedrijf is dat al dezelfde naam of een variatie erop heeft.
• Controleer of de domeinnaam nog beschikbaar is.

Als je tot enkele opties bent gekomen, vraag dan advies aan anderen: je werknemers, oude klanten en zelfs je volgers op sociale media.

Krijg een idee van wat zij ervan vinden. Het zal hun eerder opvallen als er iets niet helemaal aan klopt, doordat ze wat verder weg van je staan.

Als je de naam eenmaal hebt bedacht, ga dan bezig met het maken van een logo en andere merk-elementen.

Stap 5: Maak een nieuwe website

Een website voor een bedrijf dat websites maakt, moet de daad bij het woord voegen. Oftewel, als potentiële klanten naar je portfolio of werk kijken, dan moeten ze je website zien als een geslaagde proeve van bekwaamheid.

Je website moet ook meer doen dan alleen je klanten informeren. Je wilt dat je website zoveel mogelijk voor je doet, alsof het een extra teamlid is.

Enkele manieren waarop je dat kunt doen:

Verhuis naar een managed WordPress-host

Je weet vast al hoeveel tijd het gaat vreten om webhosting te beheren, zeker naarmate je meer verkeer krijgt.

En daarom moet je je eigen webhosting uitbesteden. Het laatste wat je wilt is dat je website zo langzaam laadt dat je meer bezig bent met je eigen website dan met betalende klanten.

Als je dat nog niet gedaan hebt, is dit een goed moment om je website onder te brengen bij de WordPress-hosting van Kinsta.

Je hebt dan het voordeel van een snelle, veilige en geback-upte website – zonder het gedoe van het zelf moeten beheren. Als je tegelijkertijd wél wil weten wat er achter de schermen gebeurt en de prestaties van je server wil kunnen beheren, zorgt MyKinsta ervoor dat je dat alsnog heel makkelijk kunt doen.

Het werken met een managed WordPress-host zorgt niet alleen voor meer rust, maar zorgt er ook voor dat je website er altijd perfect bij staat als er potentiële klanten langskomen.

Dankzij verschillende MyKinsta gebruikersrollen die je kan instellen, heb je volledige controle over de gebruikers die toegang moeten hebben tot de websites die je ontwikkelt. En met Kinsta’s Enhanced Site Transfer Tool is het uitdelen van afgewerkte projecten aan klanten een fluitje van een cent.

Je kan zelfs sites overzetten naar niet-Kinsta accounts. Alles wat je nodig hebt is hun e-mailadres. Hierdoor heb je meer tijd om je te concentreren op andere belangrijke taken, zoals het managen en laten groeien van je bureau.

Je hebt ook toegang tot het Kinsta API, waarmee je naadloos kunt communiceren met Kinsta diensten zoals het maken van een WordPress site, het opvragen van een lijst met sites, etc.

Laat je meest indrukwekkende werk zien

Je website laat in principe hetzelfde zien als de site van een kleine WordPress-onderneming. Wat maakt dan het verschil? Je portfolio. Hier moet je potentiële klanten imponeren.

Overweg het gebruik van een WordPress-portfolio-plugin zodat je beste voorbeelden perfect uit de verf komen.

Wees ook niet bang om een portfolio te maken dat afwijkt van wat mensen verwachten. Kijk bijvoorbeeld eens naar het portfolio van Neuralab (je kunt hun casestudy hier lezen):

Neuralab voegt speciale details toen aan hun portfolio. Op het eerste gezicht lijkt het op een standaard portfolio. Maar schijn bedriegt. De site laat veel details zien, zoals wat voor soort project het was en hoe goed het is bevallen op basis van statistieken van Behance.

Introduceer je team

Wanneer je een kleiner bedrijf hebt, is het makkelijk voor klanten om de gezichten van je teamleden te zien en te onthouden en om een persoonlijke relatie op te bouwen.

Maar naarmate je een groter bureau opbouwt, groeit je team en wordt het lastig om die persoonlijke connectie te behouden. Door je team op je website voor te stellen kun je dit potentiële gevoel van onpersoonlijkheid voorkomen.

Triggerfish doet dit bijvoorbeeld goed:

Elk teamlid heeft een natuurlijke foto, contactgegevens en hun positie.

Het voorstellen van je team op deze manier werkt op twee manieren in jouw voordeel. Je introduceert je klanten aan de mensen die achter de schermen werken. Maar je kunt ook je klanten imponeren:

“Keek eens hoeveel mensen we voor jou aan het werk hebben!”

Bied verschillende manieren om contact te leggen

Aangezien je niet langer zelf de telefoon opneemt of alle mails beantwoordt, kun je potentiële klanten zoveel contactmogelijkheden geven als je wilt:

• Een bedrijfstelefoonnummer
• Een e-mailadres (of verschillende voor elke afdeling)
• Een contactformulier
• Live chat of een chatbot
• Een ondersteuningsportal
• Social media (als je daar antwoorden en ondersteuning wilt aanbieden)

Hoewel je al deze contactmogelijkheden kunt gebruiken, betekent dat nog niet dat je ze ook allemaal op je website moet zetten. Kijk eens naar Red Factory (met een hier een casestudy):

Ze hebben alleen een contactformulier en een Google Maps met de locatie.

Er is altijd het risico dat je te veel mogelijkheden biedt, waardoor je niet meer overal op kunt reageren. Bied dus alleen de kanalen aan die logisch zijn voor jou en je klanten.

Automatiseer het conversieproces

Hoewel je nu meer mensen in sales hebt werken, kun je nog altijd je website de eenvoudigere klusjes laten opknappen.

Als je bijvoorbeeld maatwerk-development aanbiedt, maar graag eerst potentiële klanten aan de telefoon wilt hebben om de mogelijkheden te bekijken, gebruik dan een WordPress-boekingsplugin en laat ze zelf afspraken inplannen.

Naarmate je meer terugkerende diensten aanbiedt, ga je zien dat je klanten zich daar steeds makkelijker voor inschrijven zonder dat ze iemand gesproken hebben.

Zo kun je weer een tussenstap elimineren (namelijk het verkoopgesprek) door een “Nu kopen”-knop op je website te zetten, met een eigen afrekenproces zoals SkyrocketWP dat biedt (je kunt hun case study hier lezen).

Stap 6: Regel alle juridische zaken

Nadat je alles rondom je merk uitgedacht hebt en voordat je klanten accepteert, moet je alle juridische zaken regelen.

Ik snap heel goed dat dit waarschijnlijk het minst leuke deel is aan het opzetten van een WordPress-bureau, maar het is ook het belangrijkste. Je weet maar nooit waar of wanneer er een juridisch probleem op komt borrelen, dus je kunt maar beter zorgen dat je meteen vanaf het begin goed voorbereid bent.

Hier zijn enkele dingen die je meteen moet regelen:

• Je bedrijf registreren.
• Je logo registreren als handelsmerk.
• Je domeinnaam kopen.
• Een lokale bedrijfsvergunning regelen.
• Eventuele bedrijfsverzekeringen nemen (bijvoorbeeld aansprakelijkheid, eigendom, compensatie voor werknemers).
• Een privacy-statement, algemene voorwaarden en een cookie-bericht op je website zetten.

Het is ook een goed idee om meteen na te denken over waar je heen gaat voor hulp bij belastingen, human resources en juridische bijstand.

Je bedrijf heeft misschien nu nog geen hulp nodig, maar als je eenmaal begint kan het snel gaan, en dan wil je zeker weten dat je bedrijf aan alle kanten ondersteund en beschermd is.

Stap 7: Zoek een team

Als je een succesvol WordPress-bedrijf wilt hebben, moet je niet langer alles zelf willen doen, of sterker nog, je moet niks meer doen waar je niet echt heel goed in bent. Zo regel je dat:

Minimaliseer je eigen rol

Schrijf elke taak die je doet op. Wat je taak omvat? Waarom je het doet. Hoe het binnen het grotere geheel past.

Zet alle taken die je leuk vindt en waarin je beter bent dan alle anderen in een “Zelf doen” kolom.

Zet alle dingen die je niet leuk vindt of die je te veel tijd kosten in een kolom “Delegeren”.

Schrijf daarna op naar wie je welke taak gaat delegeren. Bijvoorbeeld:

• Client onboarding e-mails naar de projectmanager.
• Het maken van facturen en opvolging daaraan geven gaat naar de kantoorassistent.
• Posten op social media naar de marketeer.

Als je een taak hebt waar geen perfecte match bij is, dan weet je dat je een nieuwe vacature moet gaan maken. Dat hoeft misschien nog niet meteen, maar naarmate die relevante verantwoordelijkheden zich opstapelen en jij en je team eronder lijden, dan weet je dat je er iets mee moet gaan doen.

Versterk het kernteam

Als je kijkt naar de lijst met diensten en producten die je aanbiedt, zal het snel duidelijk zijn welke rollen bij je kern horen. Dit zijn meestal je webdesigner, webdeveloper, schrijver en projectmanager.

Zorg dat je werknemers en freelancers hebt om die essentiële rollen te vervullen als je die nog niet hebt.

Zorg ook dat je een budget hebt om je teamleden een competitief salaris te bieden. Als je dat lastig vindt, klopt er iets niet. Of je vraagt niet genoeg voor je diensten, of je bent je team te ambitieus aan het uitbreiden. Doe een stap terug en denk na wat er is misgaat voordat je verdergaat.

Medewerkers voor overige diensten

Naarmate je bedrijf steeds beter loopt en meer capaciteit en budget krijgt, kun je nieuwe rollen toevoegen voor nieuwe diensten, zoals:

• SEO
• Animator
• UX-schrijver
• Klantsucces manager
• Teamleads zoals CTO, CMO etc.

Als je naar de teampagina kijkt van een toonaangevend WordPress-bureau zoals WebDevStudios, dan zie je dat de mensen die als afdelingsdirecteur ingehuurd worden vooral erg belangrijk zijn.

Maar ga geen rollen toevoegen, omdat het er mooi uitziet. Als je een extra rol nodig hebt en de cijfers laten zien dat het financieel uit kan, pas dan moet je daadwerkelijk nieuwe mensen aannemen.

Stap 8: Maak je eigen toolbox

Dit klinkt misschien tegenstrijdig, maar je zodra je meer verdient, moet je ook meer uitgeven aan een betere toolbox.

Dit is wat je moet gaan doen:

Bekijk je huidige toolbox

Als je momenteel tools of software gebruikt, maak daar dan een lijst van, samen met het doel dat ze dienen.

Kijk vervolgens naar de mogelijkheden van die tools en beantwoord voor elke tool eerlijk de volgende vraag:

“Kan deze tool meegroeien met mijn bedrijf?”

Als het antwoord ‘nee’ is, overweeg dan om deze te vervangen.

Je hebt tools nodig die jou en je team helpen om sneller en efficiënter te werken. Dat is de enige manier waarop je op grotere schaal je diensten kunt blijven aanbieden en je inkomsten kunt vermenigvuldigen.

Vul de gaten op

Kijk naar je lijst en bedenk of er nog iets mist. Wellicht is er een tool waarvan je nog niet zeker wist of je het wilt kopen of iets waarvan je dacht dat je er nog niet klaar voor was.

Denk eens aan:

• Lidmaatschap van sites met stockfoto’s
• Handoff-tools voor designers en developers
• Premium WordPress-plugins of premium thema’s
• SEO-auditingsoftware
• Timetracking-software
• Salesfunnel-tools

Kijk niet alleen naar wat jij nodig hebt. Kijk vooral naar wat je hele team nodig heeft. Wat zorgt ervoor dat zij op de toppen van hun kunnen werken, waardoor jij je klanten een betere dienstverlening kunt bieden?

Met de uiteindelijke lijst van tools die je moet toevoegen, upgraden of verwijderen kan je aan de slag. Dit is namelijk niet iets waar je je zorgen over wilt maken als je bedrijf eenmaal goed loopt.

Stap 9: Ontwikkel en documenteer processen

Je gaat structuur nodig hebben voor je bedrijf. Dit gaat je op verschillende manieren helpen.

Om te beginnen maken goed ontwikkelde én goed gedocumenteerde processen het makkelijker om consistente resultaten op te leveren aan je klanten. Ten tweede maken processen het je nieuwe werknemers makkelijker om te beginnen.

Het gaat er uiteindelijk allemaal om dat je de snelheid, wendbaarheid en efficiëntie van je bedrijf verhoogt. En goede systemen helpen daarbij.

Kijk eens naar de website van de Iron to Iron agency:

Het is geen geheim wat voor proces het team gebruikt om websites voor hun klanten te bouwen – en dit is slechts wat mensen zien aan de buitenkant.

Intern heeft dit bedrijf waarschijnlijk gedetailleerde documentatie over elke stap binnen het proces. Daarnaast worden de processen waarschijnlijk ondersteund door checklists, sjablonen en automatiseringssoftware.

Dat is wat jij ook moet doen.

Organisatieprocessen

Net als je dat bij de vorige stap met je toolbox hebt gedaan, moet je ook een lijst maken van alle processen die je nu in je bedrijf gebruikt.

Zitten er achterhaalde of inefficiënte processen bij? Update die dan meteen.

Doe daarna een stap terug en denk eens na over welke processen je misschien nog toe kan voegen.

Als je nieuwe diensten gaat aanbieden (of zelfs terugkerende diensten of producten), voeg dan de relevante processen toe aan je lijst.

Wat dacht je bijvoorbeeld van het tracken en opvolgen van leads? Het factureren van je klanten? Het overzetten van projecten van het ene teamlid naar het andere?

Er zijn een hoop verschillende dingen waar je nu over na moet gaan denken. Daarom is het dus belangrijk dat je jezelf niet langer bezighoudt met het “praktische” webdevelopment-werk, zodat jij oog kunt houden op het grote plaatje waardoor je bedrijf soepel loopt.

Maak een apart document aan voor elk proces en sla dat op een veilige, centrale plek op. Dan kan bijvoorbeeld een team-Dropbox, Google Drive of projectmanagementplatform zijn.

Klantmanagement-processen

Vergeet niet na te denken over het benaderen, binnenhalen en managen van klanten.

Naarmate je meer klanten krijgt, kan het lastiger worden om alles bij te houden, als je geen systemen hebt om je te helpen.

Heb je bijvoorbeeld een CRM? Of een klantvriendelijke projectmanagement- en communicatie-tool? Een proces voor het maken van een WordPress-dashboard op maat om klanten te helpen te wennen aan het CMS?

Het is ook belangrijk om vaste sjablonen te hebben voor voorstellen, contracten en onboardings-stappen, zodat je potentiële klanten zo snel mogelijk uit je salesfunnel en in je actieve projecten kunt krijgen.

Werknemersmanagement

Je hebt hetzelfde nodig voor het sollicitatieproces, testen en aannemen van werknemers.

Toen je je bedrijf net opzette, vroeg je waarschijnlijk mensen uit je directe omgeving naar referenties of zette je de vacature op een jobboard. Maar nu het om je bedrijf gaat moet je verder denken dan:

“Heeft deze persoon de vaardigheden die ik zoek?”

Je moet nu gaan nadenken over hoe je mensen vindt die:

• Gespecialiseerde rollen binnen je bedrijf kunnen vullen.
• Ook op lange termijn met je bedrijf mee willen groeien.

Er is geen ruimte om genoegen te nemen met minder, aangezien één zwakke schakel je hele bedrijf kan ontregelen.

Zorg dus voor goede interview- en sollicitatieprocedures zodat je mensen kunt vinden die perfect passen. Als ze vervolgens aangenomen zijn, heb je processen nodig, zodat ze maximaal kunnen presteren binnen je bedrijf.

En je moet ervoor zorgen dat je werknemers mee gaan doen in het documenteren en ontwikkelen van processen binnen het bedrijf.

Als je eenmaal een aantal betrouwbare werknemers hebt, ondersteun ze dan om ook verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen processen en documentatie. Naarmate ze meer verantwoordelijkheid krijgen en zelf kunnen bijdragen aan je bedrijf, zullen ze zich ook steeds meer gaan identificeren met de missie van het bedrijf.

Stap 10: Opzetten van interne rapportages

Het gaat lastig te worden om op de hoogte te blijven van alles wat er in je bedrijf gebeurt naarmate je bedrijf, klantenlijst en team groeit. Maar je hebt die informatie wel nodig om goed geïnformeerde beslissingen voor het bedrijf te nemen.

Alhoewel je zeker tijd moet vrijmaken om goed naar je data te kijken, kun je het maken van de rapportages zoveel mogelijk automatiseren. Enkele plekken die je daarbij kunnen helpen:

• Google Analytics (of één van de alternatieven) om het verkeer, referenties, bouncerates, conversies en andere belangrijke indicatoren van je website bij te houden. Hier is een handige uitleg over hoe je Google Analytics aan je WordPress-website kan toevoegen.
• Je CRM om bij te houden wanneer leads bij je salesfunnel binnen komen, je conversies, de waarde van je klanten, en verwacht inkomen.
• Je project- of taakmanagementsoftware om de status van projecten, problemen en inefficiënte workflows in de gaten te houden. Hier kun je een grondige vergelijking vinden van twee van de meest bekende tools: Trello vs Asana of enkele andere alternatieven.
• Je communicatiesoftware om snel en effectief te communiceren met je collega’s, Slack of Microsoft Teams, zijn geweldige opties. Lees onze vergelijking tussen de twee: Slack vs Teams.
• Je timetracker om de prestaties van je team te volgen, op te letten voor scope creep en dergelijke.
• Logs van bugs en problemen zodat je niet-opgeloste problemen opvolging kunt geven en klanten kunt benaderen als je denkt dat er een gemiste kans voor betere dienstverlening bestaat.
• Online reviews en feedback van klanten zodat je succesmomenten kunt identificeren en weet waar je nog meer moet verbeteren.

Door al deze rapportages te automatiseren, kun je meer tijd besteden aan het ondernemen van actie – of dat nou is om een succesvol project met je team te vieren of met een teammanager te overleggen over dingen die minder gaan.

Hoe schaal je een WordPress-bureau op?

Er is een hoop dat je moet doen om een WordPress-bureau te starten. Maar als je eenmaal een soepel lopend bedrijf hebt, is het moment gekomen dat je het groter moet gaan aanpakken.

Kijk eens naar Kinsta. Er was een hoop lef nodig om in 2013 te veranderen van een webdevelopment bedrijf naar WordPress managed hosting.

Maar ze zijn er nu wel: het bedrijf groeit continu en is al voorbij de 7 cijfers. En dit terwijl de kwaliteit van het product op hetzelfde niveau blijft; de kwaliteit waar duizenden klanten inmiddels aan gewend zijn geraakt.

Dat is niet een kwestie van mazzel, maar de juiste keuzes. En hetzelfde moet ook gelden voor jouw WordPress-bedrijf.

Wanneer je er klaar voor bent, zijn hier manieren om op te schalen:

Creëer terugkerende inkomsten

Veel WordPress-bureaus beginnen met het verkopen van webdevelopment-diensten. Het probleem is dat dit een eenmalige dienst is. Dat maakt het lastig om je omzet te voorspellen en het betekent dat je elke keer veel tijd kwijt bent aan het aannemen van nieuwe klanten.

Maar met terugkerende inkomsten kun je veel meer stabiliteit en schaalbaarheid in je cashflow aanbrengen.

Enkele veel voorkomende manieren waarop WordPress-bedrijven terugkerende inkomsten creëren voor hun bedrijven:

• Website-onderhoudsdiensten
• Managed WordPress hosting
• Affiliate marketing
• Premium informatieproducten zoals cursussen, webinars, etc.
• Ontwikkelen van WordPress-thema’s of -plugins

Het mooie hiervan is dat je niet per se alle processen moet beheren als je dat niet wilt. Je kunt bijvoorbeeld onderhoudsdiensten uitbesteden en je klanten iets meer in rekening brengen voor de service.

Bij andere items kan je voordeel behalen door iets eenmaal te bouwen en vervolgens meerdere keren te verkopen. Alhoewel je natuurlijk je producten moet blijven ondersteunen en updaten, gebeurt het meeste werk aan de voorkant.

Word een contentgeneration-machine

Bedrijven moeten niet alleen maar bezig zijn om meer klanten te krijgen. Nu je zover gekomen bent, zouden klanten jou moeten bedelen om met je te mogen werken.

Hoe je dat voor elkaar krijgt? Je online zichtbaarheid en autoriteit vergroten door kwalitatieve, bruikbare en tijdloze content.

• Publiceer artikelen 2 of 3 keer per week.
• Post dagelijks op social media: zorg dat het minder over jou gaat (ongeveer 20% van de tijd) en vooral over het delen van nuttige tips en inzichten van anderen (ongeveer 80%).
• Doe gastblogs op gerenommeerde website profiel waar je doelgroep en mensen uit je sector te vinden zijn.
• Zorg dat je bij een podcast van een relevante show wordt uitgenodigd (hier lees je hoe je een podcast begint met WordPress).
• Maak aantrekkelijke downloadbare leadmagnets die ervoor zorgen dat je bezoekers tot actie overgaan.
• Bouw een verzameling met long-form content, geschreven of video’s.

Maak impact met je content en je zult zien dat je nooit meer op zoek hoeft naar klanten (en zakenpartners)!

Vind een partner

Tussen de Facebook-groepen, online forums, WordCamps, Slack communities en webdesign-conferenties is er geen enkele reden om jezelf te isoleren wanneer je een bedrijf rondom WordPress hebt opgebouwd.

Er zijn zoveel mogelijkheden om contact te maken met anderen binnen de sector en zelfs partners te vinden! Wees dus niet bang om nieuwe contacten te leggen.

Wellicht vind je iemand om samen een webinar of cursus mee te maken. Wellicht vind je zomaar je favoriete ontwikkelaars en worden jullie voortaan partners. Of ontmoet je een andere zakeneigenaar die graag referenties deelt aangezien jullie sectoren geen overlap hebben.

Je weet maar nooit wie je zult ontmoeten, hoe je iemand anders kunt helpen, of wat je zult leren van je tijd in de WordPress-community.

Samenvatting

Zolang WordPress de grootste blijft in de wereld van het websites bouwen, is het een goed moment om te beginnen met een WordPress-bedrijf.

Maar het is belangrijk om te onthouden dat een freelance WordPress-baan heel anders is dan het opzetten van een volledig bedrijf dat alle diensten en terugkerende producten aanbiedt.

Je kunt niet even een knopje indrukken en opeens iedereen vertellen dat je vanaf nu een volwassen bedrijf bent. Je moet vooraf een hoop werk doen voordat je de vruchten van je eigenaarschap kan plukken.

Je moet:

• Je missie definiëren zodat je een duidelijke plek voor jezelf maakt.
• Diensten kiezen die je klanten echt nodig hebben en voordeel bij hebben.
• Een eerlijke maar concurrerende prijs stellen die ervoor zorgt dat je winst kunt maken en kunt blijven groeien.
• Een naam kiezen die een sterke en unieke indruk geeft van je bedrijf.
• Een website bouwen die flink wat sales en marketing voor je doet.
• Omgaan met de juridische kant van het hebben van een bedrijf.
• Een team vormen dat je missie nu en in de toekomst ondersteunt.
• Een toolbox maken die je helpt sneller en beter te werken.
• Processen ontwikkelen die je helpen om op te schalen.
• Automatisch rapportages aanmaken zodat je altijd op de hoogte bent van de prestaties van je bedrijf.

Als je dit allemaal wat veel lijkt of een te grote uitdaging, dan is het beginnen van je eigen WordPress-bedrijf wellicht (nog) wat teveel van het goede. En dit is natuurlijk helemaal prima.

Er zijn altijd klanten die liever met grote bedrijven in zee gaan, maar wat doet de rest? Precies. Er zal altijd vraag zijn naar goede WordPress-feelancers en kleine bedrijfjes die kosteneffectieve en persoonlijke diensten leveren aan hun klanten.

Dat gezegd hebbende, houd deze gids wel bij de hand mocht je later toch willen groeien. Zelfs als je niet van plan bent om een volledig bedrijf op te zetten, vind je hier een hoop strategieën die helpen om je kleinere WordPress-bedrijfje te verbeteren.

Heb je wel eens overwogen om een WordPress bureau op te richten? Zo niet, wat belet je? Als je er wel een hebt gebouwd, wat bleek er dan moeilijker te zijn dan je had verwacht? Laat het ons weten in de reacties!