Una Guida Per Avviare e Gestire un’Agenzia WordPress di Successo

Avrete sentito diverse storie sull’origine di agenzie WordPress di successo e noterete che suonano stranamente simili:

I fondatori lavoravano come designer o sviluppatori freelance, costruendo siti web e gestendo contemporaneamente le loro piccole (o individuali) attività. Inevitabilmente, hanno iniziato a guardarsi intorno e a chiedersi se ci fossero delle opportunità che si stavano perdendo: quelle che avrebbero reso il loro lavoro più facile, la loro vita più appagante e le loro attività più redditizie.

Potreste esserne consapevoli o meno, ma questo è esattamente il punto da cui sono partite le persone che hanno fondato Kinsta. Mark, Anita, Peter e Tom hanno gestito nel 2013 un’attività di sviluppo web che ha richiesto molto lavoro e non è stata molto gratificante.

Alla fine, i fondatori di Kinsta si sono resi conto che quello che stavano facendo non era né scalabile né sostenibile. E questo è un punto a cui arrivano anche molti freelancer e chi ha piccole imprese in ambito WordPress.

Per cambiare questa storia, dovete essere pronti a spostare la vostra azienda verso un’altra direzione. Per Kinsta, questo significava passare all’hosting WordPress gestito. Per altri, questo può significare costruire una vivace agenzia WordPress. La vostra storia è solo vostra, da plasmare e adattare alle situazioni.

Detto questo, qualunque sia la strada che scegliete di percorrere, nessuna crescita sarà possibile senza:

• Un team di esperti dedicati
• Procedure e documentazione chiare
• Automazioni e modelli a volontà

Questo non vuol dire che, come freelance WordPress, non siate già in possesso di questi elementi. Ma un’agenzia WordPress richiede di portarla ad un altro livello.

Se vi trovate in una posizione simile in cui vi sentite a vostro agio con il lavoro che svolgete, ma non vi sembra di massimizzare il vostro impatto o il vostro profitto, potrebbe essere il momento di trasformare la vostra attività freelance in un’agenzia a servizio completo.

In questa guida all’avvio di un’agenzia WordPress, vi mostreremo come avviare un’agenzia e, in seguito, come scalarla per ottenere maggiore successo e sostenibilità.

Cos’È un’Agenzia WordPress?

C’è una grande differenza tra l’attività di un freelance e quella di un’agenzia WordPress. Diamine, c’è persino una differenza tra una piccola azienda WordPress e un’agenzia full-service!

Qui ci sono solo alcuni modi che differenziano le tre cose sono diverse:

Ecco cosa dovreste imparare da tutto questo:

Le agenzie WordPress hanno il potenziale per generare molte più entrate di quanto un freelance o un piccolo team possa mai fare. Tuttavia, non è sempre un dato di fatto.

C’è un sacco di lavoro da fare per costruire un’agenzia WordPress se volete trarne profitt, quindi non equiparate il semplice atto di assumere un team con l’aumento della produzione. C’è molto altro da fare.

Come Si Avvia un’Agenzia WordPress?

Ricordate quell’episodio di The Office in cui Michael Scott urla: “Dichiaro fallimento!“?

Pensava che sarebbe bastata una dichiarazione pubblica per azzerare i suoi debiti. Sappiamo entrambi che nulla è così facile negli affari o nella vita. Per questo motivo dovrete fare qualcosa in più che chiamare la vostra azienda “agenzia WordPress”.

Se siete pronti per la sfida (e la ricompensa) di avviare la vostra agenzia, iniziate da qui:

Passo 1: Definire la Vostra Mission

Secondo un recente sondaggio di FlexJobs, queste sono le sfide principali in cui si imbatte chi lavora come freelance:

• Trovare clienti
• Creare un flusso di reddito stabile
• Gestire l’attività freelance

Quando l’attenzione è focalizzata su come/dove ottenere il vostro prossimo cliente o su come bilanciare la gestione di un’azienda con la costruzione di siti web, è difficile concentrarsi su una mission che suoni diversamente da:

“Progettare fantastici siti web in modo che i migliori clienti vogliano lavorare con me e mi paghino con puntualità”.

Tutto cambierà una volta che il vostro business WordPress sarà più consolidato e avrete creato una certa stabilità nel vostro lavoro. È a quel punto che dovete avere una mission solida, attorno alla quale ruoterà ogni vostra decisione: una mission che non si concentri sulle vostre lotte ma che mette al centro le persone che intendete aiutare.

Per definire la vostra mission, ponetevi le seguenti domande:

“Con chi lavoreremo?“

In altre parole, quale dovrebbe essere la vostra nicchia?

Anche se Codeable non è un’agenzia WordPress, l’evoluzione della mission dell’azienda è una di quelle che si possono prendere ad esempio.

L’esperienza dei fondatori nella gestione di un’agenzia di sviluppo è ciò che li ha spinti a creare una soluzione per un problema con cui si sono scontrati direttamente:

“Per era frustrato in quanto cliente, Tomaz in quanto freelancer: l’enorme competizione, le offerte, la corsa al ribasso, la concorrenza agguerrita, la scarsa qualità del lavoro, le scadenze non rispettate, e come risultato, sia clienti che freelancer insoddisfatti”.

Quindi, con chi vi interessa di più lavorare?

Poi, chiedetevi:

“Perché vogliamo fornire questi servizi WordPress?“

Vi sembra che ci sia una lacuna nel mercato per questo tipo di servizio? O che il vostro target di riferimento sia rimasto per lo più trascurato?

Pensate a che tipo di differenza farete entrando nel mercato. Poi, create una breve descrizione che riassume il perché di quello che state per fare.

Ecco come fa Codeable:

“Lo scopo era quello di creare un ambiente sano che permettesse un lavoro distribuito sia per i clienti che per i freelancer”.

La mission è focalizzata al 100% sul miglioramento della vita e del business dei clienti target di Codeable. Dovreste fare lo stesso.

Infine, chiedetevi:

“Dove vogliamo far arrivare l’agenzia tra 12 mesi? E fra 24 mesi? E fra 5 anni?”

Non è necessario essere in grado di prevedere il futuro, ma è necessario avere una tabella di marcia sufficientemente chiara per aiutare la vostra agenzia a muoversi nella giusta direzione.

Prendete Codeable, per esempio. Anche se i loro servizi sono aumentati nel tempo, è rimasta ferma nella sua mission:

“Codeable ha iniziato con piccole attività di personalizzazione, ma oggi aiutiamo le aziende di ogni forma e dimensione. Mentre la portata dei nostri servizi è cambiata, la nostra mission rimane la stessa: rivelare i talenti diffusi, creare pari opportunità e consentire sia ai clienti che ai freelancer di prosperare in un ambiente basato sulla fiducia. Siamo ancora concentrati sulla crescita non per il bene della crescita in sé, ma per fare la differenza nella vita delle persone”.

La parte della definizione degli obiettivi e della tabella di marcia di questo esercizio non è qualcosa da condividere pubblicamente in questo momento. Tuttavia, è qualcosa di cui il vostro team interno dovrebbe essere consapevole, in modo che i loro obiettivi e la tabella di marcia per la crescita possano allinearsi con quelli della vostra agenzia.

Una volta che avete consolidato la vostra mission, create una dichiarazione ufficiale della stessa, salvatela in un posto a cui il vostro team ha accesso e ritornateci sopra al momento di prendere grandi decisioni per la vostra azienda.

Fase 2: Scegliete i Vostri Servizi

Ora che sapete con chi volete lavorare perché, è tempo di capire cosa farete esattamente per loro e come. Sì, siete un’agenzia WordPress…ma di che tipo esattamente?

La vostra nicchia vi aiuterà in qualche modo.

Prendete Itineris, per esempio. Questa agenzia WordPress dice quanto segue:

Definendo esattamente chi aiuterete, potrete scegliere meglio i servizi da fornire. Nei casi di Itineris, questo significa:

• Sviluppo web premium
• Digital branding
• Mezzi di comunicazione a pagamento
• SEO

Ecco poi l’esempio di WP-Tonic, specializzata nello sviluppo WordPress per LMS e per i siti web di membership.

Le aziende di eLearning sono una tipologia speciale, con le caratteristiche necessarie per supportare l’iscrizione e l’integrazione dei corsi online. Di conseguenza, WP-Tonic ha costruito servizi per questo specifico gruppo di clienti:

• Sviluppo del sito web
• Design personalizzato (per il checkout di WooCommerce, landing page di lead generation, email marketing, sale funnel, ecc.)
• Sviluppo di plugin LMS personalizzati
• Progettazione grafica
• Ottimizzazione dei motori di ricerca
• Hosting gestito
• Sicurezza e supporto al backup

In conclusione? Non cadete nella trappola di pensare che un’agenzia WordPress debba offrire gli stessi servizi di tutte le società simili che trovate là fuori.

Considerate invece ciò di cui i vostri clienti hanno veramente bisogno. Poi, pensate a come questo fa parte dei vostri punti di forza.

E non preoccupatevi se la vostra visione dell’agenzia non è qualcosa che potete necessariamente supportare con il vostro attuale team. Mettete questi servizi o prodotti aggiuntivi sullo scaffale e, lentamente ma inesorabilmente, fatevi strada fino a loro.

Per ora, concentratevi sul fornire un valore ineguagliabile con i servizi che offrite.

Accontentatevi dell’essenziale: quello che siete in grado di offrire e quello di cui i vostri clienti hanno assolutamente bisogno. Scriveteli con una breve descrizione di ciascuno e passate al passo successivo.

Fase 3: Impostare i Prezzi

Quando si gestisce un’azienda più piccola, potreste essere riluttanti a pubblicare i vostri prezzi online. Volete che i potenziali clienti si concentrino sul vostro valore e non su quanto costerà loro costruire un sito WordPress.

Tuttavia, i prezzi premium e il valore sono intrinsecamente legati nell’identità di un’agenzia WordPress. Quindi, non c’è motivo di tenere il pubblico all’oscuro di queste informazioni.

Inoltre, pubblicando i vostri costi di sviluppo e i prezzi di mantenimento mensili sul vostro sito, potete eliminare rapidamente qualsiasi persona che non abbia budget sufficiente per quello che fate.

Ecco come fa DevriX:

I prezzi dei servizi dell’agenzia appaiono numerose volte sul sito web. Tuttavia, facciamo finta che qualcuno arrivi a questo modulo per richiedere un sito web e in qualche modo abbia sorvolato su qualsiasi menzione dei costi. Va bene, perché qui c’è un altro promemoria:

Come potete immaginare, questo rende le vostre conversazioni con i futuri clienti molto più significative. Non c’è bisogno di ballare il tip tap intorno alla questione del prezzo. Questo è già stato stabilito. Invece, potete semplicemente concentrarvi su ciò di cui avete bisogno e su come intendete risolverlo.

Per quanto riguarda il calcolo dell’importo da addebitare ai clienti, ci vorrà un po’ di lavoro per risolvere la questione.

Controllare la Media del Mercato

Per iniziare, fate l’elenco dei servizi della fase precedente.

In seguito, verificate la vostra migliore concorrenza sul mercato, quella in una nicchia simile e con un’offerta simile. Questo vi darà un buon punto di riferimento su qual è la tariffa corrente e su ciò che la vostra clientela target può permettersi.

Poi, dovrete fare dei calcoli interni.

Elencare le Vostre Spese Correnti

Elencate i vostri costi ed eventuali debiti mensili. Questo include cose come:

• Software aziendale
• Licenze commerciali e assicurazioni
• Pagamento delle tasse
• Uffici e servizi
• Attrezzature e mobiliario
• Web hosting, dominio e relative spese
• Stipendi, prestazioni, PTO
• Viaggi aziendali, eventi, ecc.

Naturalmente, dovete fatturare in modo da coprire i costi e avere anche un surplus. Ma è necessario analizzare questi numeri prima di tutto per essere sicuri di essere sulla strada giusta.

Stabilire un Markup

Di che tipo di margine avete bisogno per essere redditizi?

In altre parole:

Se le vostre spese generali si aggirano intorno ai 20.000 dollari al mese, di quanti soldi avreste bisogno per ottenere un sano profitto? Un markup del 30% (6.000 dollari) sarebbe sufficiente?

Ricordate: se volete essere in grado di fornire offerte di alto livello ai clienti e prendervi cura del team che gestisce insieme a voi il tutto, avete bisogno di denaro per reinvestire nuovamente nella vostra azienda.

Trovate il margine di guadagno ideale e impostatelo come obiettivo di vendita mensile.

Fissare il Vostro Prezzo

Dividete il vostro reddito target per il numero di progetti che potreste ragionevolmente intraprendere in un mese.

Ora, confrontate il vostro costo per progetto con il tasso medio di mercato. I vostri numeri sono troppo bassi? O troppo alti? Se c’è una discrepanza, il valore della vostra offerta la giustifica? Come dice Tom Zsomborgi, co-fondatore e CFO di Kinsta:

Se un prezzo più basso è il vostro miglior fattore di differenziazione, dovreste ripensare il vostro business. Una corsa al ribasso non è una buona tattica e raramente funziona.

Finché guadagnate abbastanza denaro per essere redditizio e il cliente se ne va con qualcosa di grande valore, potete mantenere quel prezzo.

Create il vostro listino prezzi quando avete finito e pubblicate i prezzi sul vostro sito web quando è pronto.

Non dimenticate di rivalutare ogni anno i costi e i prezzi. Man mano che i vostri servizi diventano più forti e la vostra offerta più complessa, questi numeri dovrebbero cambiare.

Passo 4: Scegliere un Nome

So che sembra una cosa che avreste dovuto fare prima, ma penso che sia importante capire cosa offrirà la vostra azienda e quale sarà il livello di offerta prima di sceglierne il nome.

Una volta elaborata l’identità del vostro marchio, è il momento di scegliere un nome. Tenete a mente i seguenti suggerimenti:

• A meno che non vogliate essere il volto dell’azienda ed essere coinvolti in ogni progetto, non usate il vostro nome.
• Scegliete un nome breve.
• Rendetelo facile da pronunciare.
• Accennate alla vostra proposta di valore unica e ai vostri punti di forza.
• Giocate con parole inventate invece che con quelle che possono già generare una forte associazione nella mente dei vostri clienti.
• Assicuratevi che nessun’altra azienda abbia già un nome simile o una sua variante.
• Controllate se il nome di dominio è disponibile.

Una volta che vi siete accordati su alcune opzioni, fatele verificare da altre persone: i vostri dipendenti, i vostri clienti precedenti e anche i vostri follower sui social media.

Procuratevi un indicatore di come la pensano. È più probabile che si accorgano se qualcosa è “spento”, perché non sono coinvolti come voi.

Una volta individuato il nome, mettetevi al lavoro per creare il vostro logo e altri elementi di marca.

Fase 5: Creare un Nuovo Sito Web

Il sito web di un’agenzia deve essere in grado di passare ai fatti. In altre parole, prima che i potenziali clienti guardino il vostro portfolio di lavoro, dovrebbero vedere il vostro sito web come prova di ciò di cui siete capaci.

Il vostro sito web deve anche fare più che informare. Volete che faccia più lavoro possibile per voi, che diventi quasi come un altro membro del team.

Ecco alcuni modi per far sì che ciò avvenga:

Passaggio all’Hosting WordPress Gestito

Sapete quanto può essere dispendioso in termini di tempo gestire il web hosting, soprattutto con l’aumento del traffico.

Ecco perché dovreste esternalizzare il vostro web hosting. L’ultima cosa che volete è un sito web a caricamento lento che vi distragga dal lavoro che dovete svolgere per i vostri clienti.

Se non l’avete già fatto, ora è un buon momento per spostare il vostro sito web su hosting WordPress con Kinsta.

Potrete godere dei vantaggi di un sito web veloce, sicuro e con backup, senza il fastidio di gestirlo da soli. Anche se, quando volete vedere cosa succede dietro le quinte e prendere il controllo delle prestazioni del vostro server, MyKinsta lo rende incredibilmente facile:

Lavorare con un host WordPress gestito non solo vi darà tranquillità, ma vi assicurerà che il vostro sito web sia sempre in condizioni ottimali per i potenziali clienti che lo visitano.

Inoltre, grazie ai diversi ruoli utente di MyKinsta, avrete il controllo completo sull’accesso degli utenti ai siti web che sviluppate. E con lo strumento per il trasferimento dei siti di Kinsta, consegnare i progetti finiti ai clienti diventa semplicissimo.

È possibile trasferire siti anche ad account non appartenenti a Kinsta. Tutto ciò che serve è il loro indirizzo email. In questo modo avrete più tempo per concentrarvi su altre attività importanti, come la gestione e la crescita della vostra agenzia.

Su Kinsta, avrete anche accesso all’API di Kinsta, che vi permette di interagire con i servizi di Kinsta, ad esempio creando un nuovo sito WordPress, recuperando un elenco di siti, ecc.

Mostrate il Vostro Lavoro Più Impressionante

Il vostro sito web dovrà contenere tutto ciò che un piccolo ito WordPress dovrebbe avere. Tuttavia, il vostro portfolio ha davvero bisogno di impressionare vostri potenziali clienti.

Considerate l’utilizzo di un plugin WordPress per il portfolio che farà brillare i vostri lavori più recenti e rilevanti.

E non abbiate paura di creare un portfolio che si discosti da quanto ci si aspetta. Basta dare un’occhiata al portfolio di Neuralab (potete leggere il loro case study qui):

Neuralab aggiunge dettagli personalizzati al suo portfolio: a prima vista, sembra un portfolio standard a griglia. Tuttavia, la funzionalità rivela più dettagli come il tipo di progetto e le statistiche di View and Like di Behance.

Presentate il Vostro Team

Quando si gestisce un’azienda più piccola, è facile per i clienti vedere i volti dei membri del vostro team e conoscere ognuno di voi a livello personale.

Man mano che si costruisce un’agenzia, il vostro team crescerà e diventerà difficile stabilire dei legami da persona a persona con i tanti collaboratori coinvolti. Presentare il vostro team attraverso il sito web è un modo per frenare questa potenziale sensazione di disconnessione che i vostri clienti possono provare.

Triggerfish lo fa davvero bene:

Ogni membro del team ha una foto dall’aspetto naturale, i contatti e la posizione svolta.

Mettere in mostra la vostra squadra in questo modo funziona in due modi. Presentate ii clienti le persone dietro le quinte. ma è anche un modo umile di vantarvi:

“Guardate quante persone lavorano per voi!“

Aggiungete una Varietà di Canali di Contatto

Poiché non siete più solo voi seduti all’altro capo del telefono o dell’email, potete dare ai potenziali clienti tutti i modi che volete per contattarvi:

• Un numero di telefono aziendale
• Un indirizzo email (o uno per reparto)
• Un modulo di contatto
• Chat dal vivo o chatbot
• Un portale di supporto
• Social media (se volete fornire risposte e supporto)

Solo perché potete offrire tutti questi punti di contatto, però, non significa che dovete includerli tutti sul vostro sito. Guardate Red Factory (potete leggere il loro case study qui):

Questa agenzia non ha altro che un modulo di contatto e Google Maps con un indirizzo.

C’è anche la possibilità che la vostra squadra sia troppo piccola, quindi scegliete solo i canali di contatto che hanno più senso per il vostro consenso.

Automatizzate il Processo di Conversione

Anche se avrete più persone che gestiranno le vendite per voi, lasciate che il vostro sito web svolga alcuni dei compiti più banali.

Se ad esempio offrite un servizio di sviluppo personalizzato, ma vi piace contattare prima i potenziali clienti al telefono per conoscerli meglio, utilizzate un plugin WordPress per le prenotazioni e lasciate che prenotino gli appuntamenti da soli.

Quando iniziate a vendere servizi ricorrenti, i vostri potenziali clienti potrebbero sentirsi abbastanza sicuri da iscriversi senza doverne prima parlare con qualcuno.

In questi casi, potete tagliare fuori l’intermediario (cioè la chiamata di vendita) dotando il vostro sito web di pulsanti “Compra ora” e una cassa come fa SkyrocketWP (potete leggere il loro case study qui).

Fase 6: Risolvere le Questioni Legali

Dopo aver messo a punto i pezzi relativi al branding, e prima di iniziare a far salire a bordo i clienti, togliete di mezzo la roba legale.

Mi rendo conto che questa è la parte meno divertente della creazione di un’agenzia WordPress, ma è la più cruciale. Non si sa mai quando potrebbe sorgere un problema legale o da dove arrivi, quindi è meglio mettere tutti i pezzi a posto ora, in modo da essere preparati.

Ecco alcune cose da fare il prima possibile:

• Registrate la vostra azienda.
• Registrate il vostro logo.
• Acquistate il vostro nome di dominio.
• Presentate una licenza commerciale nella vostra località.
• Ottenete tutte le assicurazioni aziendali necessarie (ad es. responsabilità civile, proprietà, risarcimento dei lavoratori).
• Aggiungete al vostro sito web una dichiarazione sulla privacy, i termini e le condizioni e l’avviso sui cookie.

È anche una buona idea iniziare a pensare a chi chiedere aiuto per la gestione fiscale, le risorse umane e l’assistenza legale.

La vostra azienda potrebbe non aver bisogno di questo aiuto oggi, ma le cose si muoveranno rapidamente una volta che avrete iniziato a lavorare e non vorrete perdere di vista questi sistemi di supporto critici destinati a proteggere voi e la vostra azienda.

Passo 7: Create il Vostro Team

Per gestire un’agenzia WordPress di successo, la prima cosa da fare è smettere di indossare tutti i cappelli o, in realtà, quei cappelli che non vi si adattano bene. Quindi, prima le cose importanti:

Riducete al Minimo il Vostro Ruolo

Scrivete ogni compito che svolgete. Cosa comporta. Perché lo fate. Come si inserisce nel quadro generale.

Mettete tutti i compiti che vi piace fare e quello che potete fare meglio di chiunque altro in una colonna “Mantenere”.

Mettete tutti i compiti che non vi piace fare o che occupano troppo tempo in una colonna “Delegare”.

Poi, tracciate un elenco di coloro a cui trasferirete i compiti della colonna Delegare. Per esempio:

• Le email di onboarding dei clienti vanno al Project Manager.
• La generazione delle fatture e il follow-up vanno all’Amministrazione.
• La pubblicazione sui social media va al Marketing.

Quando si incontra un compito che non ha una corrispondenza perfetta, è allora che vi rendete conto che c’è un nuovo ruolo da svolgere. Potrebbe non accadere subito, ma quando queste responsabilità inizieranno a sommarsi e a pesare su di voi e sul vostro team, saprete che è giunto il momento.

Rafforzare il Core Team

Se guardate l’elenco dei servizi o dei prodotti forniti, sarà chiaro quali ruoli sono al centro. Di solito, questi sono il vostro web designer, sviluppatore web, copywriter e project manager.

Assicuratevi di avere dipendenti e collaboratori per riempire l’essenziale, se non lo avete già fatto.

Inoltre, assicuratevi di avere il budget per pagare ai membri del vostro team uno stipendio competitivo. Se fate fatica a farlo, allora c’è qualcosa che non va. O i vostri servizi non hanno un prezzo abbastanza alto o state cercando di far crescere la vostra squadra troppo velocemente. Fate un passo indietro e cercate di capire dove si trova il problema prima di procedere.

Personale per i Servizi Aggiuntivi

Una volta che la vostra agenzia è diventata super snella e ha la capacità e il budget per fare di più, iniziate ad aggiungere ruoli per nuovi servizi e opportunità come:

• SEO
• Scrittira UX
• Responsabile del servizio al cliente
• Leader come CTO, CMO, ecc.

Se osservate una delle principali pagine del team di un’agenzia WordPress come quella di WebDevStudios, vedrete che le assunzioni del direttore del dipartimento diventano particolarmente importanti:

Basta non iniziare ad aggiungere ruoli solo per il gusto di aggiungerli. Se c’è una domanda e i numeri dimostrano che sarà un bene per i vostri profitti, solo allora dovreste fare più assunzioni.

Passo 8: Creare la Vostra Cassetta degli Attrezzi

Questo può sembrare controintuitivo, ma dovrete spendere soldi per una cassetta degli attrezzi migliore se volete fare più soldi.

Quindi, ecco cosa dovete fare:

Valutate la Vostra Attuale Cassetta degli Attrezzi

Se attualmente state utilizzando strumenti o software aziendali, scrivete un elenco di tutto ciò che utilizzate e a quale scopo servono.

Quindi, guardate le capacità di questi strumenti e rispondete onestamente alle seguenti domande:

“Questo strumento è in grado di scalare insieme alla vostra attività?”

In caso contrario, cancellatelo.

Avete bisogno di strumenti che consentano a voi e al vostro team di muoversi in modo più rapido ed efficiente che mai. È l’unico modo per offrire servizi su larga scala e moltiplicare le entrate.

Riempite le Lacune

Guardate la vostra lista e vedete se c’è qualcosa che vi manca. Forse è uno strumento che avete tirato per le lunghe sull’acquisto o qualcosa per cui non credevate di essere pronti.

Per esempio:

• Abbonamento al sito di foto stock
• Strumento per il passaggio di consegne designer-sviluppatori
• Plugins Premium WordPress o temi Premium
• Software di auditing SEO
• Software per la tracciabilità dei tempi
• Strumento per il sales funnel

Non guardate solo quello che vi serve. Considerate le esigenze della vostra squadra. Cosa permetterà loro di lavorare al loro livello migliore e, a sua volta, di fornire un’offerta migliore per i vostri clienti?

Una volta che disponete di un elenco di tutti gli strumenti necessari da aggiungere, aggiornare o cancellare, mettetevi al lavoro. Non è qualcosa di cui vi vorrete preoccupare o che dovrete cambiare più avanti una volta che la vostra agenzia sarà in piena attività.

Fase 9: Sviluppate e Documentate i Vostri Processi

Avrete bisogno di una forte struttura per la vostra agenzia. Questo è vantaggioso per una serie di ragioni.

Tanto per cominciare, un processo ben sviluppato e documentato rende più facile produrre risultati coerenti per i clienti. In secondo luogo, rende più facile per i nuovi dipendenti iniziare a lavorare.

Anche in questo caso si tratta di aumentare la velocità, l’agilità e la precisione della vostra azienda. E i sistemi affermati funzionano meglio.

Date un’occhiata al sito web dell‘agenzia Iron to Iron:

Non ci sono segreti sul processo che il team utilizza per costruire siti web per i clienti, e questo è solo ciò che le persone vedono dall’esterno.

Internamente, questa agenzia dispone probabilmente di una documentazione che descrive in dettaglio ogni singola fase del processo. Inoltre, i processi sono probabilmente completati da una serie di automazioni software, liste di controllo e modelli.

Questo è esattamente quello che dovete fare.

Processi Organizzativi

Proprio come avete fatto con la vostra cassetta degli attrezzi, create un elenco dei processi che utilizzate attualmente nella vostra azienda.

Ce ne sono di obsoleti o inefficienti? Aggiornateli prima di fare qualsiasi altra cosa.

Poi, fate un passo indietro e pensate a cos’altro dovrebbe avere dei processi ben definiti.

Se state aggiungendo nuovi servizi (o anche abbonamenti o prodotti ricorrenti), aggiungete i relativi processi alla vostra master list.

Che ne dite di tracciare e seguire i lead? Emettere fatture ai clienti? Spostare i progetti da un membro del team ad un altro?

Ci sono così tante cose diverse a cui pensare ora. Ecco perché è così importante astrarvi dal lavoro pratico di sviluppo web in modo da poter supervisionare il quadro completo che aiuterà la vostra agenzia a funzionare come una macchina ben oliata.

Create un documento separato per ogni processo e archiviatelo in un luogo sicuro e centralizzato. Potrebbe essere qualcosa come una cartella Dropbox, Google Drive, o una piattaforma di gestione dei progetti.

Processi di Gestione del Cliente

Non dimenticate i processi di ricerca, onboarding e gestione dei clienti.

Man mano che assumete più clienti, sarà difficile tenere tutto sotto controllo se non dispone di processi precisi.

Avete un CRM? Che ne dite di uno strumento di comunicazione e gestione del progetto a misura di cliente? Che ne dite di un processo per la creazione di un cruscotto WordPress personalizzato per facilitare l’utilizzo del CMS da parte dei clienti del sito?

È inoltre importante disporre di modelli pre-costruiti per le proposte, i contratti e le fasi di inserimento, in modo da poter far uscire i potenziali clienti dalla pipeline di vendita e inserirli il più rapidamente possibile nella coda attiva del progetto.

Processi per la Gestione dei Dipendenti

Lo stesso è necessario per l’assunzione, il collaudo e l’onboarding dei dipendenti.

Nei primi giorni della vostra attività, probabilmente avete chiesto referenze a persone che conoscete o avete postato offerte di lavoro su forum online solo per avere un po’ di sollievo. Quando si tratta della vostra agenzia, però, dovete pensare a qualcosa di più:

“Le abilità di questa persona corrispondono a quello che sto cercando?”

Ora, dovete pensare a come trovare le persone:

• Che ricoprano ruoli specializzati nella vostra azienda.
• Che vogliano crescere con la vostra agenzia a lungo termine.
• Che si adattano alla vostra cultura aziendale.

Non c’è davvero spazio per il compromesso, perché un solo anello debole potrebbe mandare tutto all’aria.

Costruite il vostro colloquio e le procedure di assunzione per trovare le persone che si adattano a voi. Poi, una volta che sono nel vostro team, avrete bisogno di processi che li aiutino a prosperare all’interno della vostra agenzia.

Un’altra cosa a cui pensare è l’inserimento dei vostri dipendenti nello sviluppo dei processi e nella documentazione.

Una volta che i dipendenti sono solidi come una roccia, permettete loro di assumere la proprietà dei loro processi e della loro documentazione. Se riuscirete a coinvolgerli maggiormente nel plasmare la vostra agenzia, saranno più fedeli alla vostra mission a lungo termine.

Passo 10: Impostazione della Reportistica Interna

Sarà difficile tenere traccia di tutto man mano che le dimensioni della vostra azienda, la lista dei clienti e il team crescono. Ma avete bisogno di accedere a questi dati per poter prendere decisioni commerciali più intelligenti per la vostra agenzia.

Mentre dovreste dedicare del tempo alla revisione dei dati, potete automatizzare il lavoro effettivo di generazione dei rapporti. Qui ci sono alcuni modi in cui farlo:

• Google Analytics (o una delle sue alternative) per monitorare il traffico del sito web, le fonti di riferimento, le percentuali di rimbalzo, le conversioni e altre metriche chiave di performance. Ecco una pratica guida su come aggiungere Google Analytics al vostro sito WordPress.
• Il vostro CRM per tenere sotto controllo i lead che entrano nella vostra pipeline di vendita, i tassi di conversione, il valore della vita del cliente e il reddito previsto.
• Il vostro software di gestione dei progetti o delle attività per controllare lo stato dei progetti, i colli di bottiglia, i flussi di lavoro inefficienti, ecc. Ecco una guida dettagliata che mette a confronto due degli strumenti più noti: Trello contro Asana o qualche altra alternativa.
• Il vostro software di comunicazione per comunicare in modo rapido ed efficace con i vostri colleghi: Slack o Microsoft Teams sono ottime opzioni. Leggete il nostro confronto tra i due: Slack vs Teams.
• Il vostro time tracker per monitorare le prestazioni della squadra, e così via.
• Registro di tracciamento di bug e problemi per seguire gli errori irrisolti, i problemi ricorrenti, le opportunità di servizio clienti mancate, ecc.
• Recensioni online e rapporti di feedback dei clienti per identificare i successi del team e cercare le aree di miglioramento.

Automatizzando questi rapporti, potete dedicare più tempo all’azione – sia che si tratti di riunire il vostro team per festeggiare una grande vittoria, di lavorare con un team manager per risolvere un processo di perdita, o di decidere di rimuovere un servizio impopolare.

Come Si Fa a Scalare un’Agenzia WordPress?

Ci sono molte cose da fare per avviare un’agenzia WordPress. Ma una volta che la vostra macchina è ben oliata e funzionante, è il momento di dare il via alle cose.

Basta guardare Kinsta. Il passaggio da un’agenzia di sviluppo web nel 2013 all’hosting gestito di WordPress ha richiesto molto coraggio.

Ma eccola qui: l’azienda è in continua crescita e ha superato il fatturato a sette cifre, pur mantenendo la qualità del prodotto che i clienti hanno imparato a conoscere e ad amare.

Questo non è avvenuto per pura fortuna. E lo stesso vale per la vostra attività WordPress.

Quando siete pronti, ecco alcuni modi per iniziare a scalare:

Creare Flussi di Ricavi Rdicorrenti

Molte agenzie WordPress trovano il loro posto vendendo servizi di sviluppo web. L’unico problema è che si tratta di un servizio una tantum. Questo può rendere difficile la previsione dei ricavi e portare continuamente a bordo nuovi clienti può anche portare a molti sprechi di energia.

Con i flussi di entrate ricorrenti, tuttavia, potete portare maggiore stabilità e scalabilità al vostro flusso di cassa.

Ecco alcuni modi comuni in cui le agenzie WordPress aggiungono entrate ricorrenti alle loro attività:

• Servizi di manutenzione del sito web
• Hosting WordPress gestito
• Marketing di affiliazione
• Prodotti di informazione premium come corsi, webinar, ecc.
• Sviluppo di temi o plugin WordPress

Il bello di alcuni di questi è che non sarà necessario gestire i processi se non volete (come quando si esternalizzano i servizi di manutenzione e si addebita ai clienti un ricarico).

Per quanto riguarda gli altri, potrete raccogliere i frutti della costruzione di qualcosa di unico. Mentre dovrete comunque supportare i vostri prodotti e tenerli aggiornati, la maggior parte del lavoro avviene in anticipo.

Diventare una Macchina per la Generazione di Contenuti

Le agenzie non dovrebbero essere là fuori a spingere per cercare con i clienti. A questo punto del gioco, i clienti dovrebbero chiedere a gran voce di lavorare con voi.

Il modo migliore per farlo accadere? Aumentate la vostro visibilità online e la vostra autorità con contenuti di alta qualità, sfruttabili e sempreverdi.

• Pubblicate post del blog almeno due o tre giorni alla settimana.
• Postate quotidianamente sui social media: fate in modo che sia meno incentrato su di voi (circa il 20%) e più sulla condivisione di consigli utili da parte di altri (circa l’80%).
• Scrivete guest post su siti web di alto profilo dove si trovano il vostro pubblico e i vostri simili.
• Assicuratevi uno spazio in podcast di settore rilevanti. (ecco come avviare un podcast usando WordPress)
• Create dei lead magnet da scaricare che stimolino i visitatori del vostro sito web ad agire.
• Costruite un repository di contenuti a lungo termine, sia scritti che video (dal vivo o preregistrati).

Impattate con i vostri contenuti e non dovrete mai più andare a cercare clienti (o partner commerciali!).

Creare delle Partnership

Tra i gruppi di Facebook, i forum online, i WordCamp, le comunità Slack e le conferenze di web design, non avrete scuse per isolarvi una volta che avrete costruito un business intorno a WordPress.

Ci sono così tante opportunità di connettersi con altri business nel mercato e creare partnership! Quindi, non abbiate paura di andare là fuori.

Potreste trovare qualcuno con cui organizzare un webinar o un corso. Potreste incontrare i vostri sviluppatori preferiti e decidere di collaborare con loro. Oppure potreste incontrare altre persone proprietarie di un’agenzia che vogliono condividere le referenze, dato che le vostre nicchie non si sovrappongono.

Non si sa mai chi incontrerete, come potrete aiutarvi a vicenda o cosa imparerete passando più tempo nella comunità WordPress.

Riepilogo

Dato che WordPress continua a mantenere la sua quota di mercato maggioritaria nell’ambito della costruzione di siti web, questo è un momento fantastico per avviare un’agenzia WordPress.

È importante ricordare, tuttavia, che un’attività WordPress freelance è molto diversa da un’agenzia che offre una suite completa di servizi e prodotti ricorrenti.

Non si può semplicemente premere un interruttore e annunciare all’improvviso al mondo che ora dirigete un’agenzia. C’è un sacco di lavoro che dovete fare dietro le quinte prima di poter iniziare a raccogliere i frutti della vostra agenzia.

Di cosa avete bisogno:

• Definite la vostra mission in modo da potervi ritagliare con successo uno spazio per voi stessi.
• Scegliete i servizi di cui i vostri clienti hanno effettivamente bisogno e che vi faranno crescere.
• Stabilite prezzi equi ma competitivi che vi permetteranno di realizzare un profitto e di alimentare la crescita della vostra agenzia.
• Scegliete un nome che crei un’impressione forte e unica per la vostra agenzia.
• Costruite un sito web che si occupi delle vendite e del marketing per voi.
• Occupatevi delle questioni legali collegate alla nascita dell’agenzia.
• Costruite un team che sostenga la vostra mission ora e in futuro.
• Create una cassetta degli attrezzi che vi permetta di lavorare più velocemente e meglio che mai.
• Sviluppate processi che vi consentano di scalare.
• Automatizzate i rapporti in modo da essere sempre al passo con le metriche chiave delle prestazioni della vostra agenzia.

Se tutto questo vi fa sentire sopraffatti, allora avviare un’agenzia WordPress potrebbe non essere nelle vostre corde (il che va benissimo).

Ci sono alcuni clienti che sceglieranno le agenzie, ma questo dove lascia il resto? Ci sarà sempre bisogno di freelancer WordPress e boutique business per fornire servizi a basso costo e più personalizzati che rispondono ai desideri dei clienti.

Detto questo, tenete questa guida a portata di mano quando siete pronti a crescere. Anche se il vostro obiettivo non è quello di costruire un’agenzia su larga scala, ci sono molte strategie di promozione del business che potete sfruttare per un’attività WordPress più piccola.

Avete pensato di lanciare un’agenzia WordPress? In caso contrario, cosa vi blocca? Se ne avete costruito una con successo, cosa si è rivelato più difficile di quanto vi aspettavate? Ditecelo nei commenti!